Appresso ti proponiamo l'iter consigliato per il censimento delle referenze di magazzino.

L'obiettivo di questa fase lavorativa è la creazione di una architettura di referenze adeguata per consentire una gestione agevole delle registrazioni di movimentazione merce, di carico e scarico, dovuta ad acquisti, vendite o spostamenti interni.

Prima di iniziare, cosa serve

Per poter svolgere il lavoro in modo completo e fluido servirà disporre di queste informazioni:

• listino di vendita (elenco di tutte le referenze sottoposte a vendita)
• documenti di acquisto, siano questi DDT o Fatture fornitore
• eventuali distinte base di produzione

Vantaggi dell'approccio proposto

L'approccio che proponiamo prevede di procedere partendo dalle referenze del listino vendita, censendole una alla volta in modo completo (ossia, censendo se necessario le altre eventuali referenze a questa correlate - componenti di distinta base, imballi di acquisto).

Non consigliamo di passare alla successiva referenza del listino vendita se prima non si è completato il lavoro sulla precedente.

Questo approccio consente di

• apprendere al meglio le procedure d'uso del gestionale
• poter organizzare bene il lavoro: il listino di vendita diventa una sorta di lista da spuntare man mano che si procede
• lavorare su cicli di lavoro inizio/fine brevi: per censire una referenza in modo completo sono necessari pochi minuti e sarai sicuro, una volta completato, di non doverci tornare sopra
• controllare meglio la qualità del lavoro
• usare gli strumenti di codifica automatica
• non creare doppioni di referenze

Importazione: quando è consigliata

Tutti i nostri clienti vorrebbero evitare un censimento manuale e procedere all'importazione dei dati.

Certamente è una richiesta comprensibile e lecita e sempre tecnicamente fattibile: ma non sempre è conveniente.

Anzitutto, i dati di partenza devono essere

• definitivi (non deve essere necessario lavorarli su foglio di calcolo)
• concepiti con logiche adeguate all'importazione
• facilmente riportabili dentro i formati CSV dei modelli di importazione

La mancanza anche uno di questi requisiti (molto frequente), impone un lavoro di loro modifica che spesso prevede azioni su singoli dati, su singole celle dei fogli di calcolo: a questo punto, decidere di lavorare al censimento manuale sul software diventa la scelta migliore perché - oltretutto - è dimostrato che si risparmia tempo e ottenendo maggiore garanzia di qualità finale del lavoro.

Tutorial: casi pratici generalizzabili

Seguiranno dei tutorial creati per casi pratici specifici facenti riferimento al settore del food & beverage.

Si tratta di una scelta redazionale che tuttavia non lede la generalità dei casi affrontati.

Quando ad esempio parleremo del censimento di una Lattina di coca cola da 33 CL, possiamo certamente dire che questo caso è rappresentativo del censimento di una qualsiasi merce senza distinta base, acquistabile con unità di imballo ma vendibile e movimentata in singoli pezzi. Si pensi ad esempio ad articoli da ferramenta, acquistati in cartoni da N pezzi ma venduti al dettaglio singolarmente.

Allo stesso modo, l'esempio del censimento di una Pizza biancaneve, della sua distinta base e di tutti gli ingredienti componenti della sua ricetta, sarà rappresentativo del censimento di un qualsiasi articolo del tipo merce, con distinta base multilivello (contenente semilavorati).

Il nostro staff di implementazione rimane sempre disponibile in ogni caso per ricevere sollecitazioni su eventuali casi che sembrano non contemplati nei tutorial.

Vai su Magazzino > Articoli (1) tasto Nuovo (2).

Valorizza il campo Tipo su Merce (3) e il Vendibile su SI (4) - la Coca cola da 33 CL fa parte del tuo Listino vendita.

Per capire come valorizzare il campo Ordinabile (5) prendi in considerazione i documenti di acquisto.

Osserva la riga del documento che si riferisce alla Coca cola da 33 CL e poniti la domanda: il prezzo di acquisto si riferisce al singolo pezzo o all'imballo?

Se si riferisce al singolo pezzo dovrai impostare ORDINABILE su SI.

Se invece il prezzo si rifesisce all'unità di imballo (vedi immagine) dovrai impostare ORDINABILE su NO.

Procediamo come se fossimo nel secondo caso e valorizziamo ORDINABILE su NO.

Valorizziamo il campo In inventario (6) con SI perchè, facendo un inventario, conteremo sempre i singoli pezzi, ossia le singole lattine.

Inserisci ora la descrizione articolo (7) e l'unità di misura (8).

Prima di valorizzare il campo Famiglia guarda questo link.

Valorizza il campo Famiglia con il valore Bibite (9):

Se hai abilitato la codifica automatica degli articoli, il campo Cod. sarà generato in automatico (10), altrimenti potrai inserire un codice manuale.

Inserisci il codice iva di vendita (11).

Imposta ora i dati contabili, utili per la reportistica di contabilità analitica, inserisci il conto di ricavo (12) e il centro di ricavo (13).

Sulla Tab Valori, seleziona tra quelli disponibili, il listino menù (14) e inserisci il prezzo iva inclusa (15): il valore imponibile sarà calcolato scorporando l'aliquota iva.

Procedi a salvare.

Una volta censita la lattina di Coca cola da 33 CL, procediamo a censire la sua unità di imballo, ossia l'articolo che useremo per gestire le movimentazioni di acquito.

Questo processo è necessario in quanto - come visto in precedenza - il prezzo di acquisto riportato nei documenti del fornitore si riferisce all'imballo.

Clona l'articolo appena censito (16).

Modifica il campo Tipo da Merce in Unità di imballo (17). Imposta vendibile su no (18), ordinabile su si (19) e in inventario su no (20)

Modifica il codice creando una codifica parlante.

Ad esempio, inserisci la sigla UI prima del codice esistente, poi l'indicazione della quantità di merce contenuta nell'imballo (21).

Similmente procedi per la descrizione (22).

Inserisci l'unità di misura IMB (23) e il codice iva di acquisto (24).

Inserisci ora i dati contabili per gli acquisti, conto di costo (25) e centro di costo (26).

Sulla Tab imballaggio richiama l'articolo tipo merce contenuto nell'imballo (Articolo base) e dichiara di questo articolo presente nell'unità di imballo (27).

Sulla Tab valori inserirai le informazioni utili a gestire gli accquisti.

Richiama l'anagrafica del fornitore (28), il prezzo listino di acquisto (29), la descrizione che trovi nei documenti di acquisto (30) e il codice attribuito dal fornitore (31).

A questo punto, salva.

Il censimento è terminato.

Vai su Magazzino > Articoli (1) > tasto Nuovo (2):

Valorizza il campo Tipo su Merce (3) e il Vendibile su SI (4) - la pizza Biancaneve fa parte del tuo listino vendita / Menu:

Valorizza il campo Ordinabile (5) e In inventario (6) = NO perchè non sarà un articolo oggetto di acquisto e e non sarà inventariabile.

Inserisci la descrizione dell'articolo, usando ad esempio quella presente nel menù (7) e l'unità di misura (8):

Prima di valorizzare il campo Famiglia, guarda questo link.

Valorizza il campo Famiglia con il valore Pizze (9):

Se hai abilitato la codifica automatica degli articoli, il campo Cod. sarà generato in automatico (10) con il valore predisposto per la famiglia Pizze, altrimenti potrai inserire un codice manualmente.

Inserisci il codice iva di vendita (11):

Imposta ora i dati contabili, utili per la reportistica di contabilità analitica, inserisci il conto di ricavo (12) e il centro di ricavo (13):

Sulla Tab Valori seleziona, tra quelli disponibili, il listino menù (14) e inserisci il prezzo iva inclusa (15):

Procedi a salvare.

Adesso componi la distinta base / ricetta  (16).

Per fare questo bisognerà censire ogni singolo articolo componente della stessa, se non già censito in precedenza:

Se ti servirà censire l'articolo, userai le stesse modalità previste in questi casi:

• articolo senza distinta base. Guarda questo link
• articolo con distinta base. Guarda questo link

Una volta creati gli articoli che compongono la distinta base (17) bisogna inserirli (18):

Richiama l'articolo inserendolo nella descrizione (19) e indica la quantità lorda nel campo quantità di legame - necessaria (20), quindi salva (21):

Il costo unitario (22) è inizialmente coincidente con il prezzo di acquisto indicato nella scheda anagrafica dell'articolo mozzarella per il fornitore preferenziale.

Col procedere delle registrazioni di acquisto, questo valore verrà modificato a seconda delle variazioni di prezzo e corrisponderà a regime al valore della merce, LiFo, FiFo o Prezzo medio, a seconda del criterio di valorizzazione valido per l'articolo. Guarda questo link.

Il costo (23) corrisponde al prodotto tra la quantità legame e il costo unitario e rappresenta l'incidenza di costo del componente nella distinta base.

Per creare il secondo articolo che compone la tua ricetta e cioè "impasto per 100 pizze normali" dovrai nuovamente creare gli articoli che compongono questa distinta base (sale e farina per pizza) (24) con la stessa procedura di prima.

Dopo aver agganciato gli articoli sale e farina per pizza alla ricetta di IMPASTO PER 100 PIZZE NORMALI, devi agganciare questo ultimo articolo all'interno della distinta della PIZZA BIANCANEVE (25), quindi richiamare l'articolo inserendolo nella descrizione (26), indica la quantità lorda nel campo quantità di legame necessaria (27) quindi salva (28).

Ritornando alla schermata precedente, il costo unitario dell'impasto per 100 pizze normali (29) coinciderà con il valore della sua distinta base, mentre il costo (30) indica l'incidenza dello stesso all'interno della pizza biancaneve.

Noterai pure nello specchietto riepilogativo in alto come vengono registrati: il costo dell'articolo Pizza Biancaneve (31) dato dalla somma dei costi degli articoli che compongono la distinta base; il prezzo di vendita (32), il ricavo (33) dato dalla differenza tra il prezzo di vendita e il costo di acquisto; e il margine (34).

Vai su Magazzino > Articoli (1) tasto Nuovo (2).

Valorizza il campo Tipo su Merce (3) e il Vendibile su SI (4) - il boccale di birra da 0.5L fa parte del tuo Listino vendita.

Invece il campo ordinabile (5) va valorizzato su NO in quanto non acquisterai mai la birra a boccali ma in fusti (appresso vedremo come gestire l'unità di imballo).

Valorizza il campo In inventario (6) con NO perchè, facendo un inventario, conterai sempre i fusti e non i boccali.

Inserisci ora la descrizione articolo (7) e l'unità di misura (8).

Prima di valorizzare il campo Famiglia guarda questo link.

Inserisci il codice iva (9) e valorizza il campo Famiglia con il valore Birre (10):

Se hai abilitato la codifica automatica degli articoli, il campo Cod. sarà generato in automatico (11), altrimenti potrai inserire un codice manuale.

Imposta ora i dati contabili, utili per la reportistica di contabilità analitica, inserisci il conto di ricavo (12) e il centro di ricavo (13).

Sulla Tab Valori, seleziona tra quelli disponibili, il listino base (14) e inserisci il prezzo iva inclusa (15): il valore imponibile sarà calcolato scorporando l'aliquota iva.

Procedi a salvare.

Una volta censito il boccale di birra da 0.5L, procediamo a censire la sua unità di imballo (o più di una), ossia l'articolo che useremo per gestire le movimentazioni di acquito.

Clona l'articolo appena censito (16).

Modifica il campo Tipo da Merce in Unità di imballo (17). Imposta vendibile su no (18), ordinabile su si (19) e in inventario su si (20)

Modifica il codice creando una codifica parlante.

Ad esempio, inserisci la sigla UI prima del codice esistente, poi l'indicazione della quantità di merce contenuta nell'imballo (21).

Similmente procedi per la descrizione (22).

Inserisci l'unità di misura IMB (23) e il codice iva di acquisto (24).

Inserisci ora i dati contabili per gli acquisti, conto di costo (25) e centro di costo (26).

Sulla Tab imballaggio richiama l'articolo tipo merce contenuto nell'imballo (Articolo base) e dichiara di questo articolo presente nell'unità di imballo (27).

Sulla Tab valori inserirai le informazioni utili a gestire gli acquisti.

Richiama l'anagrafica del fornitore (28), il prezzo listino di acquisto (29), la descrizione che trovi nei documenti di acquisto (30) e il codice attribuito dal fornitore (31).

A questo punto, salva.

Potrai allo stesso modo creare tante unità di imballo quante sono le modalità di acquisto dello stesso articolo.

Valorizzazione di una merce: aspetti generali

Su Uno Erp esistono due metodi alternativi per il calcolo dei valori FiFo / LiFo / PM delle merci: il Metodo degli acquisti storici e il Metodo delle Rimanenze.

Per Rimanenza si intende la giacenza di merce esistente in un deposito e ad una certa data.

Vediamo la differenza tra i due metodi con un esempio.

Prendiamo il caso di un articolo acquistato 5 volte in 5 mesi in un unico deposito.

Ciascuna riga di movimento che ha generato il carico valorizzato di magazzino concettualmente crea uno stock.

Quindi in questo caso avremo 5 stock che valorizzano l'articolo:

• Stock A: carico del 01.01.1970 - quantità caricata = 50 pz - prezzo unitario = 10 euro/pz
• Stock B: carico del 01.02.1970 - quantità caricata = 50 pz - prezzo unitario = 20 euro/pz
• Stock C: carico del 01.03.1970 - quantità caricata = 50 pz - prezzo unitario = 30 euro/pz
• Stock D: carico del 01.04.1970 - quantità caricata = 50 pz - prezzo unitario = 40 euro/pz
• Stock E: carico del 01.05.1970 - quantità caricata = 50 pz - prezzo unitario = 50 euro/pz

Supponiamo che, a fronte di questi carichi, ossia di un totale caricato di 250 pz in data 01.06.1970, nella stessa data il totale degli scarichi sia di 80 pz e, pertanto, si registri una rimanenza di 170 pz.

Col Metodo degli acquisti storici la giacenza sarà valorizzata con i seguenti prezzi unitari:

• FiFo = 10 euro/pz (primo acquisto storico, stock A)
• LiFo = 50 euro/pz (ultimo acquisto storico, stock E)
• PM = 30 euro/pz (media pesata sulle qta)

mentre, col Metodo delle Rimanenze,

• FiFo = 20 euro/pz (prezzo unitario della rimanenza calcolata con logica FiFo, stock B)
• LiFo = 40 euro/pz (prezzo unitario della rimanenza calcolata con logica LiFo, stock D)
• PM = 30 euro/pz (media pesata sulle qta)

Il calcolo delle rimanenze ad una certa data è effettuato come segue: considerato il totale di tutti i carichi (C) e il totale di tutti gli scarichi (S) alla data considerata, si detrae S da C partendo:

• in logica FiFo, dal primo carico registrato (Stock A), procedendo a scaricare gli Stock successivi: essendo nell'esempio S pari a 80, lo Stock A è dato per consumato in modo completo, mentre lo Stock B parzialmente e, pertanto il valore FiFo corrisponderà proprio col prezzo unitario dello Stock B;
• in logica LiFo, dall'ultimo carico registrato (Stock E), procedendo a scaricare a ritroso gli Stock precedente: nell'esempio, quindi, a fronte dello scarico S pari ad 80 pz, essendo lo Stock E completamente consumato e lo Stock D solo parzialmente, il valore LiFo sarà quello dello Stock E.

La scelta del metodo deve essere eseguita in Configurazione, parametro Metodo di valorizzazione (1).

Il Metodo delle rimanenze corrisponde al valore Versione 2 (2), mentre quello degli acquisti storici al valore Default.

Scelta del criterio di valorizzazione delle merci (FiFo / LiFo / PM)

A prescindere dal Metodo di valorizzazione usato, per ciascun articolo sarà necessario stabilire il criterio di sua valorizzazione, FiFo, LiFo o PM che sia.

Su Configurazione è possibile definire un criterio generale valido per tutti gli articoli. Il parametro da ricercare è Valorizzazione (3).

Per questo parametro è necessario esplicitare uno dei valori tra FiFo / LiFo / Prezzo medio (4).

Il criterio di Valorizzazione così stabilito globalmente, può essere sostituito da una analoga valorizzazione eseguibile nella scheda anagrafica dell'articolo (5).

Valori FiFo / LiFo / PM di un articolo

Nella scheda anagrafica di un articolo, nella tab Valori, vengono calcolati i valori FiFo / LiFo / PM della merce (6).

I valori saranno calcolati col metodo degli acquisti storici o delle rimanenze, a seconda di quale metodo è stato scelto in configurazione.

Questi valori sono globali calcolati sulla base di tutta la movimentazione storica (da inizio gestione) su tutti i depositi.

Per avere un'informazione più dettagliata, ossia facente riferimento un unico deposito e un intervallo di date specifico (non da inizio gestione, ma da una data di inizio e di fine), occorrerà utilizzare il modulo Inventario di magazzino.

Nel modulo Magazzino > Inventario di magazzino (1) è possibile ottenere l'informazione della valorizzazione di una merce, per ogni deposito e con riferimento alle movimentazioni realizzate in quel deposito in un determinato intervallo di date.

Per prima cosa, se non già fatto in precedenza, occorre lanciare il calcolo cliccando su tasto Nuovo (2).

Basterà impostare l'intervallo di date (3) e lanciare il calcolo di generazione dell'inventario (4).

Il calcolo sarà basato su tutte le movimentazioni registrate fino al momento del lancio del calcolo e aventi date ricandenti nell'intervallo impostato.

IMPORTANTE: il calcolo lanciato sovrascriverà l'eventuale inventario calcolato per le stesse date.

Non inserire la Data di inizio corrisponde a voler eseguire il calcolo su tutte le movimentazioni da Inizio gestione fino alla Data fine.

Una volta completato il calcolo, l'inventario progressivo sarà disponibile tra quelli precedentemente calcolati (5).

Selezionato l'inventario, verrà proposta la tabella dei dati (6), la quale potrà essere filtrata in vario modo (7) e infine estratta in formato xls o pdf (8).

Ai fini dell'estrazione dei dati di valorizzazione, sono fondamentali i filtri Valorizzazione (9) e Depositi (10).

Il filtro Valorizzazione (11) abilita la colonna che riporta i valori FiFo / LiFo / Prezzo medio (12).

IMPORTANTE: se non si seleziona alcun deposito specifico, sarà possibile visualizzare solamente la colonna Prezzo medio, in quanto le valorizzazioni FiFo e LiFo hanno un significato solo se considerate a livello di singolo deposito.

Selezionato il deposito (13) sarà infatti possibile visualizzare tutte e tre le opzioni di valorizzazione.

I dati riportati in tabella saranno quelli calcolati col Metodo degli acquisti storici o col Metodo delle rimanenze, a seconda di quale tra questi due metodi è stato abilitato in Configurazione.

Su Magazzino > Movimenti sono presenti tutti i movimenti di magazzino censiti al momento dell'accesso al modulo, distini per Attivi (1), passivi (2) e altri movimenti (3).

Per visualizzare i movimenti chiusi, ossia già gestiti e per i quali non deve quindi più essere eseguita alcuna azione successiva serve agire su Filtra > Includi i doc. chiusi (4). Tutti i movimenti chiusi (sempre organizzati in Attivi, Passivi e Interni) saranno mostrati su tab differenti. Includi doc. chiusi.

Una volta creata una selezione di dati dal tasto Filtra, è possibile esportare i dati selezionati (eventualmente tutti, se non si inseriscono filtri) agendo sul tasto Esporta (5).

Si ricorda che in caso di molti dati, è preferibile parzializzare le esportazioni in blocchi (ad esempio in blocchi da 500 documenti).

E' disponibile anche la funzione per l'invio massivo dei documenti selezionati .

Appresso elenchiamo le azioni eseguibili sui movimenti:

• modificare il movimento (6)
• visualizzarne il contenuto sinteticamente (7) ed eventualmente creare una esportazione CSV (8)
• inviarlo al destinatario (9)
• allegare dei file al documento (10)

• stamparlo (11), dove per i movimenti con protocollo non manuale appena creati (a seconda che sia stata configurata o meno la protocollazione automatica), sarà possibile generare la stampa della bozza non numerata (clic su Annulla nel popup) o del documento definitivo numerato (clic su Ok nel popup)
• trasformarlo in un altro documento (12) come, ad esempio, accade quando serve effettuare la ricezione merce arrivata dal fornitore con DDT dopo che è stato emesso verso il fornitore un ordine

• gestirne lo stato (13), quualora sia attiva questa gestione
• clonarlo (14) in un altro movimento
• stampare la piking list (15), peri movimetni che sono abilitati a questa funzione
• visualizzare lo storico della movimentazione di cui fa parte il movimento (16)
• essere allertati nel caso in cui il destinatario abbia crediti scaduti (17), utile ad esempio nel caso degli ordini da cliente

Per creare i listini di vendita vai su Magazzino > Listini, da tasto Nuovo (1), definisci il tipo (2); opzionalmente puoi  stabilire degli sconti default (percentuali o in valore) (3), una data di scadenza (4), puoi basare un listino  su un listino esistente (5), infine salva (6).

I Listini possono essere di tre tipologie:

• prezzo fisso (7): prezzo di vendita impostato e scollegato dal valore a costo dell'articolo (8)
• markup (M) (9): prezzo di vendita calcolato sulla base del valore a costo dell'articolo: p. vendita = costo * (100 + M)/100
• gross margin (GM) (10): prezzo di vendita calcolato sulla base del valore a costo dell'articolo: p. vendita = costo * 100/(100-GM)

Una volta creati, i listini sono usabili nella scheda anagrafica dell'articolo, tab Valori.

Creato il record del Listino, puoi aggiungere articoli dal tasto Situazione (1) o dalle schede anagrafiche degli articoli.

Dal tasto Situazione puoi anche gestire la presenza degli articoli nel listino.

Puoi aggiungere articoli singoli (2) o blocchi di articoli legati a intere famiglie, fornitori, produttori (3):

Puoi eliminare ogni inserimento (4).

Per ogni articolo dovrai impostare il prezzo di vendita, l'eventuale valore di scontistica (5) (eventualmente differente da quello default del listino).

I valori impostati possono essere validi per intervalli di quantità (6).

Ogni valorizzazione effettuata in questo modo ovviamente sarà poi visibile e modificabile nella scheda anagrafica del singolo articolo.

Ovviamente la modifica del prezzo di uno o più articoli in un listino può essere fatta comodamente dal modulo Magazzino > Listini; basta selezionare il listino, spostarsi su Situazione, ricercare l'articolo e quindi modificare il valore.

In alcuni casi è necessario importare o modificare in modo massivo i listini.

I listini Markup o Gross margin possono essere basati sull'ultimo prezzo di acquisto, sul prezzo medio di acquisto, sul valore del prezzo di acquisto stabilito sul listino del fornitore o, nel caso in cui l'articolo avesse una sua distinta base, sul costo della distinta base (7).

Per i listini a prezzo fisso, quando un articolo ha una distinta base e il suo prezzo di vendita deve corrispondere alla somma dei prezzi di vendita dei suoi componenti, puoi spuntare l'opzione Calcola da distinta base (8).

Anzitutto ricorda l'esistenza del nostro servizio di importazione dati.

Se vuoi procedere in autonomia, segui le istruzioni di questa faq.

Una volta creato il Listino su Magazzino > Listini, puoi procedere in almeno due modi:

• da Magazzino > Articoli, con un aggiornamento delle anagrafiche degli articoli
• con un movimento di magazzino appositamente configurato e che aggiorni i listini di vendita

In ogni caso, dovrai disporre di un file csv contenente almeno due colonne: Codice e Prezzo.

Sarà fondamentale che i valori dei Codici siano corretti e quindi converrà partire quindi da una esportazione dei dati.

Una volta creato il file, ad esempio su Excel, i dati dovranno essere in formato testo (il file non dovrà contenere virgole) e servirà creare un salvataggio del file come CSV (delimitato dal separatore di elenco).

Nel caso sia necessaria assistenza, è disponibile il servizio di importazione: inserisci un ticket per richiederlo.

Se sei sicuro di aver lavorato bene sul file (magari prima fai una prova con un paio di articoli), puoi procedere.

Da Magazzino > Articoli vai su Scegli file (1).

Seleziona il file creato, associa i dati per Codice (1) e seleziona il Listino che vuoi aggiornare (2), quindi importa (3). Ricorda di spuntare l'opzione ignora la prima riga, per scartare i dati dell'intestazione.

Una procedura simile sfrutta invece un movimento di magazzino appositamente configurato (vedi immagini sotto).

Una volta disponibile la causale ed estratti i dati dei codici come mostrato in precedenza, potrai procedere secondo la procedura di importazione di un movimento di magazzino.

Anzitutto, su Magazzino > Listini, crea il listino come in immagine. Potrai, ad esempio., nominarlo come il cliente e associare uno sconto default.

Vai su Risorse > Anagrafica e da Filtra (1) seleziona l'anagraficha del cliente. Quindi entra in modifica (2).

Spostati nella tab Dati amministrativi e valorizza il campo Listino con il valore del listino appena creato (3).

Basare il listino Sempronio sul Listino base fa in modo che tutti gli articoli agganciati a quest'ulimo assumano automaticamente un valore nel listino Sempronio, anche se non indicati nella tab Valori dell'articolo (4).

Nel caso in esempio, quando richiamato in un movimento intestato al cliente (5), basandosi sul listino (6) associato al cliente, l'articolo assumerà il prezzo di vendita del Listino base, ma con lo sconto default definito nel Listino Sempronio. 

Nel caso in cui ti serva definire scontistiche differenti rispetto a quelle default prevista nel listino del cliente, dovrai invece indicare nella scheda anagrafica dell'articolo tali valori (8).

Ricorda che, nel caso serva importare massivamente i valori dei prezzi nel listino del cliente, una volta creato il listino, il tracciato di importazione disponibile su Magazzino > Articoli (9) darà la possibilità di importare anche i valori del nuovo listino.

Per poter aggiornare il prezzo di vendita di un articolo con quello riportato nella riga di un documento (come un DDT a cliente), anzitutto devi verificare la configurazione di questa causale di magazzino.

Apri la tabella accessoria delle causali di magazzino e da tasto Filtra (1), impostando un criterio di ricerca (2) seleziona la causale che ti interessa modificare e aprila in modifica (3).

Tra i parametri disponibili troverai il parametro Aggiorna listino vendita (1). Leggi la nota a fianco .

Ricorda di salvare la variazione delle configurazione.

La funzione Catalogo consente di riportare in una specifica tabella gli articoli di un determinato listino.

Dal modulo Catalogo (1) è possibile generare vari cataloghi:

• dotati di data di scadenza (2)
• basati su un Listino (3)
• basati su una singola Famiglia o su un raggruppamento di Famiglie (al più su tutte) (4)

Per creare un nuovo Catalogo vai su Magazzino > Catalogo > Nuovo (5)

Stabilisci quali Famiglie di articoli devono essere incluse nel catalogo in creazione (6): è possibile selezionarne più di una tenendo premuto Ctrl + selezione.

Definisci quale Listino prezzi usare per valorizzare i prezzi da esporre nel catalogo (7).

Se negli articoli è stata caricata almeno una foto (8), nel catalogo sarà usata (la prima caricata).

I prezzi (9) possono essere inclusi/esclusi, con/senza sconti percentuali, con/senza sconti in valore. Possono essere esclusi articoli senza prezzo nel listino.

Analogamente, la descrizione (10) può essere inclusa/esclusa, eventualmente mostrando/non mostrando quella in lingua straniera.

La lista articoli può essere mostrata raggruppata per famiglie (11).

E' possibile preimpostare il numero massimo di prodotti per pagina (12) e l'ordinamento della lista articoli (13).

Il campo Descrizione serve per denominare il Catalogo, eventualmente in lingua (14).

Infine, è possibile attribuire al Catalogo una scadenza (15).

Creato il catalogo,potrai stamparlo (16) e inviarlo ad un gruppo di anagrafiche (17).

Ricorda che l'email usata per inviare i cataloghi è quella Generale presente nella scheda dell'anagrafica contatto.

Le operazioni di inventario sono di due tipi:

• inventario iniziale
• inventario di rettifica

Con l'inventario iniziale si registra un movimento di magazzino che aggiunge delle quantità a quelle esistenti. Per questo motivo si parla di inizializzazione di giacenze.

Questa operazione è infatti eseguita quando occorre creeare le giacenze iniziali di un nuovo articolo, di un gruppo di nuovi articoli (ad esempio, gli articoli di una intera Famiglia) o di tutto un deposito.

In fase di inventario iniziale in genere si ha l'interesse di registrare non solo le quantità di merce in giacenza, ma anche il loro valore e, in alcuni casi, i loro lotti, le loro matricole.

L'inventario iniziale può quindi essere:

1. con prezzi, senza lotti, senza matricole
2. con prezzi, con lotti, senza matricole
3. con prezzi, senza lotti, con matricole
4. con prezzi, con lotti, con matricole

Il caso 1 accade quando serve inizializzare le giacenze e non si ha l'esigenza di registrare i lotti o le matricole. Il movimento sarà un movimento interno, senza l'indicazione di Fornitore.

I casi 2, 3 e 4 ammettono sia l'evenienza che non sia necessario indicare il Fornitore (ad esempio, nel caso in cui la merce lottizzata o matricolata sia di produzione della nostra azienda) che la circostanza in cui l'indicazione del Fornitore sia consigliata: questa condizione non comporta significative variazioni operative

Con l'inventario di rettifica, partendo da una rilevazione delle giacenze realmente presenti nel deposito, viene registrato un movimento di magazzino che aggiunte/sottrare una quantità a quella già registrata su Uno Erp: il valore aggiunto/sottratto sarà tale da portare il valore registrato al nuovo valore che è stato rilevato.

Ad esempio, supponiamo di avere su Uno Erp in data 31.12 una giacenza di 100 pezzi di un articolo da codice COD001.

Rilevando fisicamente la giacenza, l'operatore verifica che la giacenza reale è di 98 pezzi. Comporrà, ad esempio, un file excel dove al codice COD001 assegnerà la giacenza 98.

Riportato il dato su #APPNANE# (con importazione, con webapp) verrà registrato un movimento dove nella riga riferita al codice COD001 troveremo una quantità di -2 pezzi, ossia una quantità di rettifica.

L'inventario di rettifica, pertanto, è un'operazione concettualmente completamente differente rispetto all'iniziale: con l'inventario di rettifica si movimentano le quantità (diminuendole o aumentandole) al fine di correggere eventuali discrepanze tra il dato contabile e quello reale.

Tutti i movimenti di rettifica potranno poi essere analizzati in modo specifico, deposito per deposito, per valutare l'ammontare in quantità e valore del rettificato.

L'operazione di rettifica viene in genere fatta al bisogno o, più frequentemente, in modo periodico, specialmente nei casi di attività dove la discrepanza tra valori registrati e valori reali è - entro certi margini - fisiologica (come nel campo del food and beverage).

Nel seguito verrano trattate le modalità di esecuzione dell'inventario iniziale e dell'invetario di rettifica.

Con l'inventario si stabiliscono i valori di giacenza di alcune o tutte le referenze di magazzino a partire da una certa data e per un determinato deposito.

Per prima cosa servirà rilevare i dati di giacenza e per farlo è conveniente usare un file Excel simile a quello mostrato nella figura sottostante.

I campi in verde (Codice articolo, Descrizione, Unità di misura, Quantità) sono da compilare per gli articoli non lottizzati e non matricolati. In questi casi, il valore di giacenza dell'articolo nel deposito sarà unico: nell'esempio, le 80 unità di prodotto sono associate al solo codice MP0001.

I campi in giallo sono da compilare solamente per gli articoli lottizzati. La giacenza dell'articolo è la somma delle giacenze dei singoli lotti e quindi la rilevazione delle giacenze va fatta per singolo lotto. In genere e utile rilevare anche il Fornitore e la Scadenza del lotto. Possono essere rilevate anche la data di Produzione, Fine produzione, Confezionamento. Nell'esempio, la giacenza dell'articolo MP0010 sarà 50 + 70 + 80 = 200 kg.

I campi  in azzurro sono da compilare solo per gli articoli matricolati, per i quali la quantità sarà sempre 1 (ad una matricola corrisponde sempre un singolo pezzo). Nell'esempio l'articolo MP0100 ha giacenza 2.

Il file excel deve essere precompilato con i Codici, Descrizioni e Unità di misura presenti su Uno Erp, dando per scontato che le anagrafiche di questi articoli siano già censite.

Dal file si devono escludere

• i servizi
• le unità di imballo
• gli articoli con distinta base nella cui scheda anagrafica, alla tab Produzione, è stata impostata l'opzione Scarica componenti (1).

Vediamo come, a partire da 3 estrazioni file, è possibile costruire un unico file di partenza per la rilevazione dei dati.

Per scaricare i dati delle sole Materie prime, si procede come segue:

• su Magazzino > Articoli > Filtra (1)
• calcolare le quantità di giacenza per il solo deposito che stiamo inventariando (2)
• Categoria = Materia prima (3)

Eventualmente, è possibile impostare un filtro per famiglia merceologica (4).

Infine, clic su Esporta (5) e sarà possibile scaricare il file (6).

Il calcolo delle quantità di giacenza per il deposito è necessario per avere le quantità attualmente registrate su Uno Erp da rettificare.

Nel caso in cui si stia effettuando un inventario partendo da giacenze zero, non sarà necessario inserire il filtro (2).

Per selezionare i prodotti con distinta base caricabili e scaricabili, serve eseguire le stesse operazioni viste sopra, ma impostando i seguenti filtri:

• Categoria = Prodotto finito e dopo Semilavorato (1)
• Con distinta base = SI (2)
• Scarica prodotto finito (3)

Sarà necessario fare 2 estrazioni differenti per i Prodotti finiti e i Semilavorati.

Estratti i 3 file excel sarà possibile unirli in un unico file che, per come operato, escluderà i servizi, le unità di imballo e i prodotti che hanno distinta base ma non sono movimentabili.

E' consigliabile aggiungere al file una colonna a parte per la rilevazione dei dati di giacenza reale, lasciando invariati gli eventuali dati presenti nel file e relativi alle giacenze registrate su Uno Erp per il deposito.

Per gli articoli lottizzati sarà certamente necessario inventariare le giacenze ma anche rettificare i dati registrati su Uno Erp.

In tal caso, l'estrazione dovrà essere fatta su Magazzino > Lotti come segue:

• Filtra (1)
• Deposito = deposito che si sta inventariando (2)
• Esporta (3) 
• Excel (4)

Estratti i dati di disponibilità di ciascun lotto, si procederà a riportarli nel file di base, arrivando alla fine a realizzare la struttura dati vista in precedenza (dati in giallo).

Uno dei modi per ottenere l'informazione delle giacenze di magazzino ad oggi è la generazione di un inventario progressivo da INIZIO GESTIONE ad oggi.

Vai su Magazzino > Inventario di magazzino, fai clic su Nuovo (1) e su Genera (2), lasciando inalterate le date: Uno Erp creerà lancerà in background il ricalcolo di tutti i movimenti storici del magazzino, dalla data di creazione dell'istanza ad oggi.

Appena terminato il calcolo nel campo Progressivi, sarà possibile selezionare il valore da INIZIO GESTIONE a DATA_OGGI (1).

Nella parte bassa comparirà una tabella (2) contenente i dati riferiti a tutti i depositi dell'azienda: questa interrogazione, pertanto, fornisce solamente una indicazione generale.

In genere, l'obiettivo è analizzare il singolo deposito. Per farlo, occorre selezionare nel campo Deposito il determinato deposito che si intende analizzare/inventariare/rettificare (3).

Selezionato il deposito (1), nella tabella la colonna Rettifica diventerà modificabile con valori positivi o negativi (2).

La colonna Esistenza viene ricalcolata nel seguente modo:

Esistenza = Carico - Scarico +/- Rettifica

Al Salva (3) verrà aggiunto alla data di oggi  un movimento di magazzino (causale in configurazione) che rettifica l'esistene ad oggi.

Questo significa che, i dati storici del magazzino fino a ieri continueranno ad essere "da rettificare" mentre dalla data odierna saranno "correttamente rettificati".

Si, su Magazzino > Lotti > Gestisci quantità (1)

Selezionato il deposito (2) verrà proposto l'elenco dei lotti disponibili per ciascun articolo (3).

E' possibile selezionarli tutti (4) e poi deselezionare quelli che non saranno oggetto di rettifica, oppure selezionare singolarmente i lotti da rettificare (5).

Per i soli lotti selezionati, sarà possibile modificare la quantità inserendo la nuova (ossia quella disponibile nella realtà) (6).

Fissate le quantità per tutti i lotti da rettificare e stabilita la data nella quale dovrà essere registrata la rettifica (7)

Infine, sarà possibile generare il movimento di rettifica (8) o, in caso di errore, resettare tutto (9)

Il movimento generato sarà poi disponibile su Magazzino > Movimenti.

La causale usata per la creazione del movimento è quella impostata in configurazione 

Diamo per assodato che hai il file excel dei dati di inventario.

Se non sai come costruire il file di base per effettuare l'inventario, leggi questa faq.

Riduci il file ad un unico foglio contenente le sole 3 colonne: ID, Codice e QTA e salva il file in "Formato CSV con separatore di elenco".

Vai su Magazzino > Multidepositi > Depositi (1) ed entra nella Situazione (2) del deposito che devi inventariare (3).

Fai clic su Scegli file (1).

Prima di procedere leggi bene le indicazioni riportate (1).

Se il file CSV contiene una riga di intestazione (una ed una sola), potrai scegliere di ignorarla (2).

Per fare in modo che a partire da una certa data le giacenze siano quelle del file, devi spuntare l'opzione Resetta deposito prima di procedere (3).

Imposta la data (4) e associa i dati in modo opportuno (5): ID con ID, Codice con Codice, Quantità con QTA.

Quindi importa i dati cliccando sul tasto Importa posto alla fine della schermata.

Visto che stai resettando il deposito, verrà creato un movimento che rettificherà le quantità esistenti di tutto il deposito a quelle riportate nel file effettuando movimenti positivi o negativi a seconda dei valori.

Se non resetti il deposito, verrà creato invece un movimento senza rettifica e che, pertanto, aggiungerà i valori inventariali a quelli esistenti.

Per inventario con reset intendiamo la procedura di inventario eseguita in un momento diverso dall'inizio gestione, utile per tenere sotto controllo e sempre aggiornate le quantità di articoli presenti in magazzino.

Vai su Magazzino > Multidepositi > Depositi e cerca da Filtra (1) il deposito da inventariare.

Entra nella Situazione del deposito (2).

Da scegli file (3) carica il file csv che avrai preparato in precedenza (vedi immagine sotto).

Nell'esempio inventarieremo l'articolo ID 52 la cui giacenza passerà da 20 a 25 e l'articolo ID 40 la cui giacenza passerà da 0 a 10.

Il file da usare per fare l'inventario dovrà avere almeno due colonne: ID e QTA.

L'ID si riferisce all'ID dell'articolo da inventariare, mentre le QTA sono quelle reali rilevate in deposito.

Il file dovrà essere salvato in formato CSV (delimitato dal separatore di elenco) - ossia da ";".

Una volta caricato il file da Scegli file (3), comparirà l'interfaccia di associazione dei dati.

Se il file è dotato di una prima riga di intestazione, sarà necessario ignorarla (6).

Essendo necessario resettare il deposito, occorrerà spuntare l'opzione di reset (7).

Sarà a questo punto possibile spuntare l'opzione che ci consentirà di resettare solamente gli articoli riportati nel file per ID (8).

IMPORTANTE: in assenza di questa spunta, l'operazione comporterà il reset di tutti gli ID articolo, anche di quelli non riportati nel file.

E' possibile restringere il reset anche per famiglia (9): anche se presenti nel file in importazione, i dati delle famiglie non selezionate non saranno calcolati.

Il reset sarà quindi fatto alla data impostata (10).

Infine sarà necessario associare i dati del file: ID con ID (11) e Qta con qta (12), quindi importare (13). 

Completato il calcolo il riscontro sarà immediato.

Su Magazzino > Movimenti (in genere tra quelli chiusi) sarà registrato il movimento di rettifica visionabile con un clic sul suo numero ID (15).

Il movimento conterrà le quantità necessarie a portare le giacenze precedenti a quelle che sono riportate nel file in importazione.

Nell'esempio in figura,

• per l'articolo ID 52 quindi nel movimento ci sarà una quantità pari a 5, necessaria per portare l'esistenza da 20 a 25
• per l'articolo ID 40 quindi nel movimento ci sarà una quantità pari a 10, necessaria per portare l'esistenza da 0 a 10

Chiaramente nel movimento potrebbero esserci anche quantità negative, nel caso con la rettifica si voglia diminuire l'esistenza presente.

Nel modulo Magazzino > Inventario di magazzino (1) è possibile ottenere l'informazione della valorizzazione di una merce, per ogni deposito e con riferimento alle movimentazioni realizzate in quel deposito in un determinato intervallo di date.

Per prima cosa, se non già fatto in precedenza, occorre lanciare il calcolo cliccando su tasto Nuovo (2).

Basterà impostare l'intervallo di date (3) e lanciare il calcolo di generazione dell'inventario (4).

Il calcolo sarà basato su tutte le movimentazioni registrate fino al momento del lancio del calcolo e aventi date ricandenti nell'intervallo impostato.

IMPORTANTE: il calcolo lanciato sovrascriverà l'eventuale inventario calcolato per le stesse date.

Non inserire la Data di inizio corrisponde a voler eseguire il calcolo su tutte le movimentazioni da Inizio gestione fino alla Data fine.

Una volta completato il calcolo, l'inventario progressivo sarà disponibile tra quelli precedentemente calcolati (5).

Selezionato l'inventario, verrà proposta la tabella dei dati (6), la quale potrà essere filtrata in vario modo (7) e infine estratta in formato xls o pdf (8).

Ai fini dell'estrazione dei dati di valorizzazione, sono fondamentali i filtri Valorizzazione (9) e Depositi (10).

Il filtro Valorizzazione (11) abilita la colonna che riporta i valori FiFo / LiFo / Prezzo medio (12).

IMPORTANTE: se non si seleziona alcun deposito specifico, sarà possibile visualizzare solamente la colonna Prezzo medio, in quanto le valorizzazioni FiFo e LiFo hanno un significato solo se considerate a livello di singolo deposito.

Selezionato il deposito (13) sarà infatti possibile visualizzare tutte e tre le opzioni di valorizzazione.

I dati riportati in tabella saranno quelli calcolati col Metodo degli acquisti storici o col Metodo delle rimanenze, a seconda di quale tra questi due metodi è stato abilitato in Configurazione.

Periodicamente è necessario eseguire l'operazione di inventario di rettifica per eseguire una esatta fotografia in un preciso momento delle giacenze di magazzino.

Appresso vedrai il procedimento per registrare il movimento di inventario al buio; fatto l'accesso (1) alla INSTORE,

seleziona il punto vendita per il quale stai lavorando (2).

Clicca sul tasto Merce (3)> Inventario (4)

Seleziona l'articolo richiamandolo tra quelli presenti (5) oppure avvia una scansione (6): ovviamente questo è fattibile se stai operando con un device dotato di fotocamera che catturerà il barcode; inserisci la quantità (7), vai avanti ad aggiungere gli altri articoli e le relative quantità, qualora fosse necessario puoi eliminare la riga (8)

Infine, clicca su salva (9).

Il processo finora illustrato verrà registrato su ERP > Magazzino (10)> Movimenti (11)> Filtra (12)> includi documenti chiusi (13)

nella tendina altri documenti chiusi (14) con il movimento Rettifica di inventario (15):

E' anche possibile visionare cosa succede a livello di singolo articolo andando su Magazzino (16)> Articoli (17); seleziona l'articolo di tuo interesse dalla schermata attraverso il tasto filtra (18):

Clicca sul tasto movimenti (19):

Qui troverai la quantità dell'articolo presente a magazzino dopo la registrazione della rettifica (20).

Il lotto è un codice alfanumerico che identifica univocamente una partita di merce.

Il lotto può essere assegnato quindi sia al singolo articolo che alla unità di imballo.

Operazioni sui lotti:

A) Il lotto può essere registrato al momento dell'acquisto della merce (lo si acquisisce quindi all'atto della ricezione di un Ddt o di una accompagnatoria) e viene digitato nell'apposito campo libero la cui presenza nel modulo viene pilotata dalla causale di configurazione.

Durante la memorizzazione dei lotti in ingresso entrano in gioco i seguenti parametri di configurazione:
- suddivide i lotti per deposito, che ha la finalità di allocare le singole partite nei singoli depositi.

- ribalta i lotti delle unità di imballo sugli articoli, che ha come finalità di estendere la numerazione dall'articolo acquistato (unità di imballo), al prodotto ivi contenuto. L'obiettivo è di acquisire il lotto sull'Unità di imballo durante l'acquisto o la produzione, ma di utilizzarlo nei movimenti di uscita anche nell'articolo contenuto nell'unità di imballo.

B) Il lotto può essere creato attraverso l'apposita funzione Lotti.
Anche qui entrano in gioco le chiavi di configurazione:
- suddivide i lotti per deposito, che ha la finalità di poter lottizzare in un deposito prodotti utilizzando materie prime presenti esclusivamente in quel deposito.

- ribalta i lotti delle unità di imballo sugli articoli, che ha come finalità quella di estendere la numerazione dalla unità di imballo che stiamo producendo al prodotto ivi contenuto.

Tutti i movimenti in entrata e quelli in uscita che coinvolgono i lotti, vengono registrati sulla tabella della tracciabilità raggiungibile dal tasto grigio posto alla destra di ciascuna riga di lotto; lo stesso esplicita tutte le quantità movimentate e residue, i riferimenti ai documenti e, dettagliando per i lotti che derivano da una produzione interna, anche le materie utilizzate.

Per registrare i lotti della merce in ingresso procedi con il documento di acquisto (ddt - fattura accompagnatoria); dopo aver digitato i dati iniziali procedi ad inserire gli articoli e indica manualmente il lotto (1):

Dopo aver salvato il movimento si aprirà la schermata di gestione informazione lotti, dove potrai indicare la data di scadenza (2) e procedere a salvare (3):

A questo punto potrai seguire la tracciabilità dei singoli articoli, vai su Magazzino (4)> Lotti (5)> Filtra (6):

puoi filtrare i dati per ID (7), deposito (8), codice articolo (9), descrizione articolo (10), fornitore (11), numero del lotto (12), puoi resettare (13) ed esportare i dati in excel (14):

Clicca sul tasto tracciabiltà (15) per visualizzare i dati registrati:

Da qui puoi verificare la data di scadenza (16), controllare la data di carico merce (17), la descrizione del movimento di carico (18), il deposito di destino (19), la quantità merce caricata (20) e cliccando sull'ID del movimento (21) ti sarà possibile apportare delle modifiche allo stesso.

Il modulo Lotti permette di definire e tracciare i lotti.

Definire un lotto

Vai su Magazzino (1) > Lotti (2) quindi clicca su Nuovo (3):

Seleziona il deposito (4), richiama l'articolo (5), inserisci la data di produzione (6) e la data di fine produzione (7); IMPORTANTE: se in fase di caricamento anagrafica articolo sotto la sezione produzione hai indicato la sherf life la data di scadenza (8) verrà generata in automatico; continua inserendo la quantità (9). Gli articoli delle materie prime (10) verranno generati in automatico, tu dovrai selezionare il lotto (11).

E' importante notare che, se l'articolo selezionato ha una distinta base collegata, il calcolo delle quantità delle materie prime necessarie per la produzione del lotto (12) sarà completamente a carico del software.

Se le materie prime non fossero lottizzate, la tendina recherebbe la scritta "Articolo non lottizzato".

E' possibile variare la ricetta cliccando sulla scritta "Aggiungi materia prima" (13).

Dopo aver cliccato su salva (14), il sistema crea e numera il lotto  del prodotto finito (15) ed in automatico scarica la materia prima Farina (16) operazione visibile nella movimentazione dell'articolo.

Se l'articolo che stai producendo è destinato alla vendita, ricorda di indicare nella scheda anagrafica di magazzino, nella tab Produzione, il seguente campo settato in questo modo (17):

Qualora si volessero gestire i lotti per ciascun magazzino (deposito, punto vendita ecc), valorizzare il parametro in 

Configurazione > Magazzino > Gestione lotti + Gestisci i depositi per i lotti di magazzino

Se il flag è vistato, la generazione dei lotti sarà suddivisa sui vari magazzini (depositi, punti vendita ecc).

Formato dei lotti

La numerazione dei lotti in maniera sequenziale ed immodificabile è garanzia di una corretta tracciabilità e di rintracciabilità pertanto la formattazione della numerazione è controllata dal sistema attraverso un campo in Configurazione > Magazzino > Lotti che ne determina la composizione.

La chiave si chiama Formato lotti ed è rappresentata da una serie di macro che è possibile combinare fra loro.

Ogni macro ha un # iniziale ed uno finale, pertanto nel caso di utilizzo di macro accostate porre molta attenzione a non omettere alcun #.

Un esempio: se voglio unire le macro dei giorni, mese ed anno , dovrò unire le macro #GG##MM##AA#

Nelle distinte base è possibile esplicitare lo scarto per ciascun componente. Questo valore diventa un default per ogni movimentazione di scarico dei componenti, come ad esempio quando si crea un lotto di produzione da Magazzino > Lotti.

Per alcuni tipi di produzione, lo scarto può essere molto variabile lotto per lotto e, pertanto, ha poco senso in questi casi inserire il valore di default dello scarto nella distinta base di produzione.

Vediamo un esempio.

Stiamo ipotizzando di aver prodotto 7 barattoli di marmellata di pere da 1 kg avendo consumato questa volta un totale di 11 kg di pere. In questa preparazione, la frutta è il componente a scarto variabile

La distinta base del barattolo di marmellata di pere da 1 kg sarà stata costruita indicando per le pere una quantità di legame di 1 kg, senza scarto (1): si tratta ovviamente di una quantità inferiore a quella che sarà la reale.

Lo zucchero, invece, ha una quantità di legame esatta: in un kg di marmellata sono presenti 0,33 kg di zucchero (2).

Andiamo a creare i lotti di produzione dei 7 barattoli prodotti.

Vai su Magazzino > Lotti (1) e crea il lotto nuovo (2).

Richiama l'articolo da produrre (1), inserisci la data di produzione e se necessario le altre informazioni, quindi indica quante unità di quessto prodotto hai confezionato (2).

Verrà caricata la distinta base e nel campo Qta verranno calcolate le quantità teoriche di consumo materie prime, partendo dalle Qta Legame moltiplicate per le unità di prodotto (3).

Lo zucchero nella distinta base compare con la quantità reale (da ricetta) e quindi la sua Qta scaricata andrà lasciata tal quale.

Per le Pere Abate, invece, sarà necessario modificare il numero che, per questa produzione d'esempio è 11 kg.

Modificata questa quantità con quella realmente consumata (1), indicati eventuali lotti da scaricare (2), potrai salvare (3).

A questo punto, avrai generato i lotti dei 7 barattoli di marmellata da 1 kg scaricando 2.33 kg di zucchero (quantità esatta da ricetta) e 11 kg di Pere Abate (quantità rilevata all'atto delle produzione).

Con questa modalità, potrai gestire tutti i casi nei quali gli scarti di produzione sono variabili all'atto della produzione e, pertanto, per i quali non ha senso definire valori default nelle distinte base di produzione.

La produzione di Lotti può avvenire per conto terzi; in altre parole la tua azienda può utilizzare merci proprie o di terzi e produrre Lotti per conto di un terzo committente.

In questi casi è il terzo committente che ti comunica il numero di lotto da assegnare alla produzione.

Su Uno Erp potrai lottizzare la merce semplicemente spuntando l'apposito flag (1) Produzione c/terzi che proporrà automaticamente il campo Lotto (2) dove potrai inserire il numero del lotto comunicato dal Committente.

La restante procedura è identica alla produzione lotti interna.

Dopo aver definito un lotto è possibile stampare le relative etichette.

Il click sull'icona ti consentirà di scegliere la quantità di etichette da stampare (viene proposto il numero di prodotti legati al lotto scelto) e la modalità di stampa:

• su modulo continuo
• su fogli (in genere di carta A4 adesiva) a 2,3 o 4 piste.

La dimensione delle etichette viene stabilita dai seguenti parametri presenti in 

Configurazione > Magazzino > Stampe 

• Dimensione etichetta (Larghezza) in mm
• Dimensione etichetta (Altezza) in mm

L'etichetta reca i seguenti dati

1. Il codice a barre in formato grafico leggibile dagli scanner,
2. Il codice a barre in formato numerico
3. Il nome del prodotto
4. L'indicazione del Lotto 
5. La eventuale data di produzione e di scadenza. Se queste non sono state imputate durante la generazione del lotto, non saranno visibili in etichetta.

Si, su Magazzino > Lotti > Gestisci quantità (1)

Selezionato il deposito (2) verrà proposto l'elenco dei lotti disponibili per ciascun articolo (3).

E' possibile selezionarli tutti (4) e poi deselezionare quelli che non saranno oggetto di rettifica, oppure selezionare singolarmente i lotti da rettificare (5).

Per i soli lotti selezionati, sarà possibile modificare la quantità inserendo la nuova (ossia quella disponibile nella realtà) (6).

Fissate le quantità per tutti i lotti da rettificare e stabilita la data nella quale dovrà essere registrata la rettifica (7)

Infine, sarà possibile generare il movimento di rettifica (8) o, in caso di errore, resettare tutto (9)

Il movimento generato sarà poi disponibile su Magazzino > Movimenti.

La causale usata per la creazione del movimento è quella impostata in configurazione 

La distinta base (DB), o in inglese Bill of Materials (BOM), è un documento che definisce tutti gli elementi necessari per la realizzazione di un determinato prodotto. La lista di materiali è essenziale nelle fasi di progettazione, produzione e assemblaggio di un prodotto.

La distinta base di un pizzaiolo, ad esempio, comprenderà materie prime quali farina, lievito, acqua, pomodoro oltre alle informazioni riguardanti l'infrastruttura necessaria per la produzione (macchine per la pasta e forni).

La distinta base per una azienda metalmeccanica presenta un'organizzazione gerarchica dei materiali strutturata in più livelli: al livello "zero", ovvero quello che occupa la posizione più in alto della gerarchia, si trova il prodotto finito. Ai livelli più bassi ci sono invece le componenti e i sottocomponenti.

Tutto ciò appare ben illustrato nell'esempio di distinta base di uno skateboard.

In alcuni casi specifici la distinta base - o meglio i componenti un prodotto - possono variare nel tempo.

Le motivazioni possono essere  le più varie, dall'esempio più semplice quale una preparazione alimentare che varia alcuni ingredienti in base alla stagione, all'esempio più complessso di un macchinario all'interno del quale possono variare dei componenti a seguito di reivisini di prodotto o di modifiche progettuali.

In questi casi Uno Erp consente di gestire la distinta base per periodi. Vediamo come.

In questa prima immagine il nostro macchinario immaginario ha due componenti A e B (punti 1 e 2) e come si vede dal rettangolo blu, tale distinta è valida sempre. Questo è il caso base.

Se si vuole serire una ulteriore distinta base ma vincolata ad un periodo, cliccare sul (+) ed indicare il periodo di validità dal ... al...

Cliccando sul tasto Salva i componenti originari verranno nascosti e si potrà procedere ad inserire i nuovi componenti. Nell'immagine qui sotto abbiamo reinserito il componente A (punto 1) e un nuovo componente C (punto 2).

Come si evince dal retangolo blu, la validità di questa distinta base sarà circoscritta a movimenti del prodotto finito compresi fra le date del 21/05/21 e 31/12/21.

Gli altri movimenti con date diverse, utilizzeranno la distinta base valida "sempre".

Per visionare tutte le distinte base, agire sulla tendina indicata nella prossima immagine.

Anzitutto ricorda l'esistenza del nostro servizio di importazione dati, ma se vuoi procedere in autonomia segui le indicazioni sottostanti.

E' possibile importare una distinta base alla volta e gli articoli devono essere presenti su Uno Erp.

Infatti il file di importazione dovrà contenere anche l'ID degli articoli componenti, oltre che il resto delle informazioni.

E' importante che i dati siano tutti presenti, incluso il campo Tipo che identifica la tipologia di articolo.

Le merci dovranno avere come campo il valore "Merce".

Completato il file della distinta, sarà necessario salvardo come .CSV con separatore di elenco ";".

Per chi usa excel:

Disponibile il file, partendo dall'icona della Distinta base del singolo articoli 

Cliccando sul tasto Scegli file si può importare la distinta base per l'articolo in esame.

Il file deve avere i seguenti dati:

Il file deve essere necessariamente in formato .csv

Qui è disponibile un file di esempio.

Uno Erp guida nell'importazione del file esponendo le colonne e le righe che riuscirà a leggere dal CSV proponendo delle tendine dalle quali sarà possibile selezionare i campi da popolare.

al click sul tasto Importa verrà generata la distinta che ovviamente potrete modificare con i consueti tasti di Modifica.

nella compilazione delle distinte base, sono ora presenti due nuovi campi che prevedono per ciascun ingrediente / componente, la quantità dello scarto.

I campi sono dunque:

Quantità netta: ovvero la quantità reale di merce necessaria per creare il prodotto.

Scarto: percentuale di componente che statisticamente diventa scarto

Quantità legame: ovvero la quantità lorda di componente necessaria per la distinta base.

Inserendo la quantità netta e lo scarto, viene calcolata automaticamente la Quantità legame (che è il valore che verrà inserito in Distinta base).

Inserendo la Quantità legame e lo scarto, viene calcolata a ritroso la Quantità netta.

La webapp INSTORE è disponibile se è abilitato il modulo Punti vendita (1), ossia il modulo dove vengono censiti i punti vendita fisici dotati di registratori fiscali, come nel caso della ristorazione.

Eseguendo un adeguato setup dei permessi, ciascun utente potrà accedere alla webapp con le proprie credenziali (2).

Se l'utente avrà i permessi per gestire le attività di più di un punto vendita, dovrà selezionare il punto vendita per il quale sta operando (3), altrimenti tale selezione sarà automatica.

Selezionato il punto vendita, dal menù Ordini a fornitori (4), l'operatore potrà: creare e spedire per email un nuovo ordine rivolto ad un Fornitore per l'acquisto di merci (5), visionare e gestire gli ordini già inviati (6), inviare un ordine ad un Fornitore per l'acquisto, ad esempio, di servizi (7), generare ordini interni ad altri depositi (8), come nel caso di ordini da emettere verso una Lçogistica interna od un Laboratorio.

Dal menù Ordini da cliente (9), l'operatore potrà creare un nuovo Ordine da cliente (10), selezionando la modalità di pagamento e il listino di vendita e visionare la Lista dei movimenti inseriti (11).

Dal menù Merce (12) l'operatore infine potrà creare i lotti di Semilavorati (13), gestire l'ingresso di merce da fornitore per la quale non ha registrato precedentemente un ordine (14), gestire le operazioni di inventario di rettifica al buio (15), registrare delle movimentazioni di scarico predefinite (16).

Il comportamento della INSTORE è modificabile in sede di setup in modo da consentire che alcuni utenti possano fare alcune attività che altri non potranno fare.

La configurazione tipica adottata in attività della ristorazione tipi franchising, ad esempio, non prevede la possibilità di registrare Semilavorati (13), gestire lo Scarico merci (16) e registrare Ordini da cliente (10).

Dalla webapp INSTORE è possibile creare e inviare un Ordine a fornitore o ad un Altro deposito (una logistica interna, un laboratorio) (1) e gestire la ricezione merci della merce ordinata (2).

Viene gestito anche il caso in cui la merce arrivi senza un ordine precedente (3).

Per creare un Ordine, accedere anzitutto con le proprie credenziali (4).

Selezionare il punto vendita per il quale si sta operando (5): verrà mostata una notifica di avvenuta selezione.

Dal menù Ordini a fornitori (6) selezionare Nuovo (7) per creare un nuovo ordine.

Verrà proposto un elenco predefinito di articoli ordinabili dal punto vendita (8), eventualmente filrabili per Nome (9), Fornitore (10), Famiglia (11).

La presenza dei prezzi di acquisto può essere inibita via setup della webapp (12).

Gli articoli presenti possono essere del tipo Merci (13) o Unità di imballo (14) e per ciascuno di questi sarà possibile decidere l'ordine a multipli di un certo valore (15) o decidere di ordinare per colli prefissati (16).

Inserire nel carrrello l'articolo da ordinare (17), quindi indicare la quantità da ordinare (18). Può essere possibile fare in modo che la quantità iniziale sia proposta sulla base di un fabbisogno di acquisto.

Eventualmente sarà possibile scrivere una nota a livello di riga (19).

Le righe con fornitore saranno inlcuse in Ordini a fornitore (20), mentre quelle senza indicazione del fornitore andranno a comporre un ordine interno (21) che sarà evaso da un altro deposito.

Per generare gli ordini, spostarsi sul carrello (22).

Come detto, tutti gli articoli senza fornitore saranno raggruppati e genereranno un unico ORDINE INTERNO (23), mentre i restanti saranno raggruppati per Fornitore (24).

Per ciascun ordine sarà possibile inserire una Nota a livello di documento (25).

Procedendo all'ordine (26) verranno generati i movimenti di ordine.

La schermata successiva è la lista degli ordini a fornitore pendenti (27). Sarà possibile cercare per fornitore (28) e quindi accedere al menu delle azioni eseguibili (29).

Gli ordini già inviati, saranno etichettati (30).

Le azioni eseguibili per un ordine a fornitore (31) sono (32): la Clonazione, la modifica/aggiunta di una Nota, la generazione del documento pdf di Stampa, l'Invio per email del documento, la Modifica, la Conferma (ossia la registrazione del DDT conseguente all'ordine), l'annullamento dell'Ordine.

Gli ORDINI INTERNI - disponibili nella voce Interni (33) del menù Ordini a fornitori - hanno un flusso gestionale differente.

Le azioni disponibili sono la sola Clonazinone, la moditica delle Note, la Conferma o l'Annullo.

L'ordine creato non verrà trasmesso per email in quanto la sede centrale lo prenderà in carico, evadendolo, in modo autonomo.

La fase gestionale successiva sarà la ricezione merce.

Una volta spedito un Ordine a fornitore o creato un ORDINE INTERNO rimarrai in attesa di ricevere la merce che arriverà con un DDT proveniente da un Fornitore o da un Altro deposito (Logistica interna, laboratorio, ecc.).

Vediamo come procedere.

Fatto l'accesso (1) alla INSTORE,

seleziona il punto vendita per il quale stai lavorando (2).

Se la merce in ricezione è stata oggetto di un Ordine a fornitore, dal menu Ordini a fornitore (3) spostati sulla Lista degli ordini a fornitore pendenti (4).

Vedremo più avanti come procedere nel caso di un ORDINE INTERNO.

Selezionato il fornitore (5) cerca l'ordine (6) al quale si riferisce il DDT (7): in genere questa indicazione la si ritrova nel DDT stesso, se le righe del documento sono raggruppate per ordine.

Dal tasto azioni (8) fai clic su Conferma (9).

La lista di articoli proposta sarà quella dell'ordine.

Se necessario puoi modificare le quantità, ad esempio diminuendole per gestire una evasione parziale (10).

Confermate le quantità, scattare una o più foto da allegare alla registrazione (tipicamente, foto del DDT) (11): ovviamente questo è fattibile se stai operando con un device dotato di fotocamera.

Infine, dopo aver inserito una eventuale annotazione a livello di documento (12), indica la data (13) e il numero (14) presenti del DDT.

In caso di evasione totale, ossia se non hai dovuto modificare in decremento le quantità delle righe del documento, il lavoro sarà completo e l'ordine non sarà più visibile in quanto chiuso.

In caso di evasione parziale l'ordine rimarrà aperto e potrai gestirlo (16) o in alternativa annullato (17).

Il processo finora illustrato riguarda una modaltà operativa completa che prevede la necessità di inserimento della data e del numero del documento (DDT) che evade l'ordine.

In alcuni casi, è preferita una modalità semplificata che consente di fornire all'operatore la possibilità di evadere l'ordine senza indicare la data (18) e il numero documento (19).

Potrai quindi limitarti ad allegare le foto del DDT e salvare, senza neanche modificare le quantità, in quanto tutta l'operatività successiva sarà presa in carico dall'ufficio centrale che lavorerà il documento su Uno Erp da Magazzino > Movimenti per rendere conforme la registrazione al documento cartaceo fotografato.

Vedremo questo processo in seconda battuta.

Vediamo come si procede adesso nel caso di un ORDINE INTERNO.

Gli ordini interni sono tutti registrati nella Lista degli ordini Interni (20).

La gestione di un ORDINE INTERNO generato da INSTORE viene anzitutto espletata su Magazzino > Movimenti di Uno Erp.

Nella tab Altri movimenti (21) riscontrerai la Richiesta merce da PV (o movimento con altra causale analoga) (22): questo movimento rappresenta appunto l'ordine che dovrà essere gestito dalla sede centrale.

Selezionato il movimento, aprilo in modifica (23).

Dovrai

• modificare se necessario delle righe (24)
• indicare il Deposito di partenza (25) che ha preso in carico l'evasione dell'ordine.

Una volta salvata la Richiesta con l'indicazione almeno del Deposito di partenza, da Trasforma (26) converti la Richiesta in DDT (27) cliccando su Trasforma (28). 

Il DDT registrato movimenta in uscita il deposito di Partenza, ossia il deposito che ha preso in carico la gestione della richiesta (29).

Osserva che il movimento è stato registrato con ID 88 (30): lo stesso movimento sarà immediatamente visibile sulla INSTORE (31).

Come già mostrato in precedenza per la registrazione dei DDT da fornitore, anche in questo caso dal tasto azioni (32) seleziona Conferma (33)

A differenza di quanto visto prima, non bisogna inserire il numero del documento in quanto viene ripreso dalla richiesta precedente, è invece possibile modificare le quantità (34) e inserire delle note nel documento (35).

Dopo aver scattato eventuali foto da allegare (36), clicca sul tasto Conferma (37):

In questo modo la merce registrata verrà caricata direttamente nel deposito che ne ha fatto richiesta.

Appresso vedrai il procedimento per registrare il movimento DDT di merce non ordinata, fatto l'accesso (1) alla INSTORE,

seleziona il punto vendita per il quale stai lavorando (2).

Clicca sul tasto Merce (3)> Ingresso (4)> Nuovo (5)

Inserisci la data del documento (6) il numero (7), seleziona il fornitore (8) scatta una o più foto da allegare alla registrazione (tipicamente, foto del DDT) (9): ovviamente questo è fattibile se stai operando con un device dotato di fotocamera; inserisci l'articolo (10), la quantità (11), aggiungi ulteriori righe al documento (12), oppure eliminale (13)

Infine, dopo aver inserito una eventuale annotazione a livello di documento (14), clicca su crea (15).

Il processo finora illustrato riguarda una modaltà operativa completa che prevede la necessità di inserimento della data e del numero del documento (DDT).

In alcuni casi, è preferita una modalità semplificata che ti consente di avere la possibilità di evadere l'ordine senza indicare la data (16) e il numero documento (17).

Potrai quindi limitarti ad allegare le foto del DDT e salvare, senza neanche modificare le quantità, in quanto tutta l'operatività successiva sarà presa in carico dall'ufficio centrale che lavorerà il documento su Uno Erp da Magazzino > Movimenti per rendere conforme la registrazione al documento cartaceo fotografato.

In questo modo la merce registrata verrà caricata direttamente nel deposito che ne ha fatto richiesta.

Dalla webapp INSTORE è possibile creare e inviare un Ordine a fornitore "fuori magazzino"che non movimenta cioè articoli di magazzino, come ad esempio gli ordini di servizio per la manutenzione degli impianti.

Accedi anzitutto con le tue credenziali (1).

Seleziona il punto vendita per il quale stai operando (2): verrà mostata una notifica di avvenuta selezione.

Dal menù Ordini a fornitori (3) seleziona Fuori magazzino (4) per creare un nuovo ordine.

Clicca su Nuovo (5)

Richiama il fornitore oppure inseriscilo al volo (6), seleziona la modalità di pagamento (7), inserisci eventuali note di pagamento (8), inserisci il servizio o attività richiesta (9), la quantità (10) e il prezzo (11), seleziona il centro di costo (12); aggiungi eventuali righe (13) oppure eliminale (14), infine clicca su crea (15).

A questo punto su ERP nella tendina Magazzino > Movimenti (16) > Passive (17), il Responsabile potrà inviare l'ordine (18) e continuarne la gestione attraverso il tasto trasforma (19) sino alla chiusura con il ricevimento della fattura:

Da Instore invece l'ordine verrà registrato e sarà possibile eseguire le seguenti azioni (20):

Periodicamente è necessario eseguire l'operazione di inventario di rettifica per eseguire una esatta fotografia in un preciso momento delle giacenze di magazzino.

Appresso vedrai il procedimento per registrare il movimento di inventario al buio; fatto l'accesso (1) alla INSTORE,

seleziona il punto vendita per il quale stai lavorando (2).

Clicca sul tasto Merce (3)> Inventario (4)

Seleziona l'articolo richiamandolo tra quelli presenti (5) oppure avvia una scansione (6): ovviamente questo è fattibile se stai operando con un device dotato di fotocamera che catturerà il barcode; inserisci la quantità (7), vai avanti ad aggiungere gli altri articoli e le relative quantità, qualora fosse necessario puoi eliminare la riga (8)

Infine, clicca su salva (9).

Il processo finora illustrato verrà registrato su ERP > Magazzino (10)> Movimenti (11)> Filtra (12)> includi documenti chiusi (13)

nella tendina altri documenti chiusi (14) con il movimento Rettifica di inventario (15):

E' anche possibile visionare cosa succede a livello di singolo articolo andando su Magazzino (16)> Articoli (17); seleziona l'articolo di tuo interesse dalla schermata attraverso il tasto filtra (18):

Clicca sul tasto movimenti (19):

Qui troverai la quantità dell'articolo presente a magazzino dopo la registrazione della rettifica (20).