Automatizzare il ciclo passivo. Caricare articoli in magazzino con i dati (articoli e quantità) presenti nella fattura elettronica passiva.

Come noto, la merce inviata dai fornitori può essere "accompagnata" alternativamente

- da un documento di trasporto (DDT) cui poi segue la fattura differita.

In questo caso ad incrementare le quantità in magazzino è l'attività di compilazione del movimento "DDT da fornitore" o della trasformazione di un precedente "Ordine a Fornitore" operazioni che si espletano da Magazzino > Movimenti 

- da una "fattura accompagnatoria". In questo caso l'incremento delle quantità degli articoli in magazzino è legato alla elaborazione del documento di fattura che fino ad ora doveva essere caricata sempre su Magazzino > Movimenti ma che ora, con il miglioramento dei tracciati della fattura elettronica diventa un processo automatizzato.

In questo documento andremo a spiegare come abilitare la funzione e vi daremo qualche suggerimento operativo che potrà esservi utile per velocizzare le attività inerenti il carico di magazzino.

Per abilitare la funzione recarsi in Configurazione > Fattura elettronica e settare il parametro evidenziato nell'immagine.

 

Dopo aver salvato la Configurazione,  ogni fattura passiva ricevuta dal nostro Hub o eventualmente caricata da esterno con l'apposito tasto [Scegli file]  (vedi istruzioni qui) verrà esaminata elettronicamente e verranno individuati gli articoli / referenze.

Se l'articolo è stato precedentemente anagrafato su Uno Erp , esso verrà elaborato e caricato automaticamente come merce in ingresso.

Se invece la referenza è nuova o comunque mai anagrafata su Uno Erp ,  il sistema ci allerterà presentando un tasto [Fatture da importare] evidenziato in rosso.

 

Cliccando sul tasto [Fatture da importare] si accede alla lista delle fatture passive non non ancora elaborate in quanto in attesa che gli articoli ivi presenti vengano esaminati dall'operatore.

Il processo di disamina è descritto qui di seguito:

1) cliccare sull'icona per visionare quali articoli non sono stati collegati automaticamente

2) se l'articolo inviato dal fornitore è stato precedentemente anagrafato ma con un'altra descrizione, digitarne il nome e quindi procedere al punto 5) cliccando su Collega

3) se l'articolo fornito non è mai stato anagrafato in precedenza, cliccare sul (+) per anagrafare l'articolo con i dati usuali. A questa azione deve seguire il click sul tasto Collega di cui al punto 5)

4) se non si intende  importare l'anagrafica dell'articolo, vistare il flag Ignora e quindi cliccare sul tasto Collega.

5) nel caso nella lista siano presenti più articoli e non si intenda importarli, si può procedere a cliccare sul tasto [Ignora tutti].

Quando tutti gli articoli saranno stati collegati (o ignorati) la fattura verrà resa disponibile nella sezione [Passive] per la successiva contabilizzazione e gli articoli risulteranno caricati in magazzino.

SUGGERIMENTI:

Se la vostra attività prevede che la merce venga caricata su Uno Erp non appena essa vi viene consegnata o se dovete tenere la tracciabilità della merce, continuate a caricare i DDT o la fattura accompagnatoria da Magazzino > Movimenti

Se l'ingresso della merce su Uno Erp può invece essere rinviata al momento della ricezione della fattura elettronica (ad esempio per chi non ha necessità di monitorare le giacenze in tempo reale o di tracciare i lotti)  utilizzate la nuova funzionalità di carico automatico da fattura elettronica.

Sono già molti i Fornitori che hanno sostituito i DDT con la copia di cortesia della fattura elettronica, rendendola quindi una sorta di fattura accompagnatoria. Questa è una semplice azione che può consentirvi di velocizzare di molto le procedure di carico del magazzino.

Visualizza il significato dei campi

Agente Se l'anagrafica Cliente è collegata a quella di un Agente, in automatico questo campo verrà valorizzato con l'indicazione dell'Agente di riferimento. Questo campo ha finalità gestionali interne e non verrà valorizzato nel documento elettronico finale.
Arrotondamento sul totale il valore dell'arrotondamento deve essere indicato col segno -
Causale contabile I valori disponibili per il campo Causale variano a seconda del valore del campo Tipo documento. A seconda della valorizzazione del campo Causale appariranno o meno altri campi. Ad esempio, se la Causale è Fattura Servizi non sarà possibile valorizzare il campo Deposito di partenza. Il campo Causale è configurabile: 1. Andare in Configurazione 2. Nel box di ricerca digitare \"Causali fatturazione\" 3. Selezionare l'opzione \"Causali fatturazione\" 4. Aprire l'area di gestione delle Causali di fatturazione 5. Procedere alla configurazione seguendo le indicazioni presenti nelle note o nella faq 495
Causale della fattura In questo campo sarà possibile inserire dei commenti o esplicitare l'oggetto della fattura in questo campo.
Cliente Richiamare l'anagrafica, se già censita, o \"crearla al volo\". IMPORTANTE: nel caso l'anagrafica richiamata sia un soggetto sottoposto a Split payment (Scissione dei pagamenti), verrà mostrato un alert: scegliendo OK il campo Esigibilità Iva presente nella tab Piede verrà preimpostato sul valore \"Scissione dei pagamenti\". La ricerca dell'anagrafica è effettuata per impostazione predefinita solo con la ragione sociale. IMPORTANTE. La ricerca avviene in ogni caso distinguendo la tipologia anagrafica. Ad esempio, nel caso in cui l'anagrafica da richiamare sia del tipo Cliente, verranno proposte le sole anagrafiche dei Clienti. Nel caso si debbano gestire delle omonimie, è possibile configurare la possibilità di ricerca utilizzando altri campi: 1. Andare in configurazione; 2. Nel box di ricerca digitare la parola \"ricerca\"; 3. Selezionare l'opzione \"Ricerca anagrafica\"; 4. Aggiungere all'impostazione predefinita (Ragione sociale) l'ulteriore campo che si intende utilizzare per la ricerca: 4.1 Tenere premuto il tasto MAIUSCOLO*; 4.2 Fare clic sul campo che si intende aggiungere. 5. Aggiornare la configurazione *Tenere premuto il tasto MAIUSCOLO serve per selezionare più campi
Colli Campo non obbligatorio ma utile per le finalità di generazione del file XML del documento
Data Data della fattura
Deposito partenza Questo campo è disponibile solamente quando il campo Causale è valorizzato in modo coerente per scambio di merci. I valori del campo Deposito di partenza fanno riferimento ai Depositi creati in seno al modulo Magazzino > Multidepositi.
Destinazione Indicare la destinazione alternativa, ad esempio una filiale, un magazzino con indirizzo diverso dalla Anagrafica principale. I valori di questo campo fanno riferimento alle Destinazioni alternative create per l'Anagrafica richiamata in Intestazione.
Esigibilita iva In genere si applica una esigibilità dell'IVA immediata. L'opzione \"Scissione dei pagamenti\" viene usata in emissione della fattura ad alcuni soggetti come una PA o una società quotata in Borsa.
Listino Si tratta del Listino di vendita al quale fare riferimento della compilazione della Tab Prodotti/Servizi. Nel caso non venga valorizzato, il Listino di default è il primo Listino a prezzo fisso. Il valore di questo campo fa riferimento ai Listini creati nel modulo Magazzino > Listini.
Numero Traking Corrisponde all'identificativo della spedizione
Peso lordo Campo non obbligatorio ma utile per le finalità di generazione del file XML del documento
Peso netto Campo non obbligatorio ma utile per le finalità di generazione del file XML del documento
Provvigione Indicazione della percentuale dovuta all'eventuale agente a titolo di provvigione: dato inserito in automatico all'atto del richiamo dell'anagrafica Cliente che, a sua volta, è correlata a quella dell'agente
Riferimento Amministrazione Campo da validare solo se espressamente richiesto dal vostro cliente destinatario di questa fattura. Spesso si tratta di un codice interno che identifica il Fornitore (quindi voi).
Riferimento Fase In questo campo è possibile esplicitare un riferimento allo stato di avanzamento cui la fattura si riferisce. Ad esempio, se la fattura è relativa ad una unica prestazione o fornitura, il campo verrà valorizzato con 1. Se invece la fattura è relativa a più stati di avanzamento, occorrerà indicare il numero dello stato di avanzamento.
Rivalsa Iva con il flag vistato, la fattura esporrà l'iva sugli importi abbuonati e il cliente sarà tenuto a pagare l'iva e potrà quindi detrarla. con flag non vistato, la fattura non esporrà l'iva e il cliente ovviamente non potrà dedurla.
Sezionale Scegliere uno tra i sezionali abilitati per la fatturazione elettronica. Per abilitare un sezionale alla fatturazione elettronica: 1. Andare in configurazione 2. Nel box di ricerca digitare \"sezionali\" 3. Aprire l'area di gestione dei Sezionali e aprire il sezionale da abilitare 4. Spuntare l'opzione \"Abilita alla fatt. elettronica\" 5. Salvare
Task Usando l'icona \"lente di ingrandimento\" è possibile ricercare e richiamare il Task al quale eventualmente occorre riverire il documento in creazione. Questo campo ha finalità gestionali interne e non verrà valorizzato nel documento elettronico finale.
Tipo documento Le opzioni presenti in questo campo sono le uniche accettate dal SDI.
Vettore Per configurare un nuovo Vettore: 1. Andiamo in Configurazione 2. Nel box di ricerca, digitare la parola \"Vettori\" 3. Selezionare l'opzione \"Tabella Vettori\" 4. Aperta l'area di gestione dei Vettori, creare il nuovo Vettore facendo clic su Nuovo e seguendo le indicazioni delle Note poste di fianco a ciascun campo.