In Uno Erp ai fini del Controllo di gestione è possibile definire la Struttura aziendale composta da:

- Business unit;

- Settori;

- Centri di Attività;

Il Centro di attività fa riferimento ad un Settore, il quale può far riferimento ad una Business unit che, a sua volta, può essere trasversale o specifica.

Sono specifiche tutte le Business unit legate al core business, ossia tutte le attività legate all'obiettivo di creazione di fatturato (creazione e vendita di prodotti, ecc.) e non legate al mero funzionamento dell'azienda.

Sono trasversali le attività legate al mero funzionamento dell'azienda, come le attivitrà amministrative o di controllo.

1. nel box di ricerca digitare la parola chiave "struttura aziendale" 

2. clic sull'icona per accedere all'area di configurazione delle Business unit, dei Settori e dei Centri di attività

1. Clic per creare una nuova Business unit

2. VEDI: Come cercare un record (es. articolo di magazzino, anagrafica, ecc.)?, Come esportare dei dati (es. articoli di magazzino, anagrafiche contatti, ecc.)?

1. indicare una breve descrizione della Business unit

2. indicare se la Business unit conterrà dei Settori

3. indicare se la Business unit fa riferimento ad attività legate al mero funzionamento aziendale o meno (esempio le attività di amministrazione o di controllo).

Le Business unit di funzionamento sono legate ad attività che non generano ricavi ma, consentendo il funzionamento dell'azienda, generano costi. In queso senso, sono considerate come Attività trasversali a tutte le Business unit.

Se non viene spuntata questa opzione la Business unit sarà considerata di Default come legata ad attività di Core busines, ossia attività alle quali è delegatala funzione di produzione di fatturato e che pertanto generano sia costi che ricavi. Le attività che non sono di funzionamento sono sempre considerate specifiche.

1. inserire una breve descrizione del Settore

2. indicare a quale Business unit il Settore è da associare

1. indicare una breve descrizione per il Centro di Attività

2. per ogni Listino è possibile opzionalmente indicare il prezzo orario, a km, a quantità o fisso per l'impiego della risorsa umana

3. indicare a quale Settore è da collegare il Centro di Attività in creazione

4. spuntando questa opzione il centro di attività verrà proposto sia nelle registrazioni inerenti il controllo di gestione che nelle schede del personale come ufficio

Le attività trasversali, necessarie per il funzionamento dell'azienda ma non produttive di fatturato (ad esempio, le attività amministrative), sono separate nettamente da quelle specifiche che, invece, sono correlate alle attività di produzione di fatturato.

Le due macro aree sono suddivise al loro interno in Business unit, Settori e Centri di attività.

Può essere associato logicamente anche ad un Ufficio e, in questo caso, oltre a raccogliere i costi ed i ricavi raggrupperà i dipendenti o comunque tutti coloro che rendicontano attività afferenti a quel Centro di Attività/Ufficio.

Il Centro di Attività fa riferimento sempre ad un Settore che a sua volta fa riferimento ad una Business Unit.

Tramite l'utilizzo di questi tre concetti, in Uno Erp è possibile disegnare la Struttura aziendale, passo necessario per l'implementazione delle funzioni di gestione di controllo.

VEDI: Come configurare la Struttura aziendale (Business unit, Settori, Centri di Attività)?

1. nel box ricerca inserire la parola chiave "tipologia" e selezionare l'opzione "Tipologia attività"

2. clic sull'icona per accedere all'area di creazione e gestione delle Tipologie di attività

1. clic per creare una nuova Tipologia di attività

2. VEDI: Come cercare un record (es. articolo di magazzino, anagrafica, ecc.)?, Come esportare dei dati (es. articoli di magazzino, anagrafiche contatti, ecc.)?

1. indicare il Centro di Attività

2. inserire una breve descrizione della Tipologia di attività

3. indicare tra le opzioni disponibili (Lavoro, Lavoro con trasferimento, ferie, ecc.) a quale Tipologia deve essere associatà la Tipologia di attività: questa impostazione consente di pilotare correttamente la compilazione del foglio presenze

4. indicare a quale Categoria appartiene la Tipologia attività

5. indicare se per la rendicontazione di questa Tipologia di attività è prevista la compilazione di una Checklist e, in tal caso, indicare quale

6. se sono attivati i plugin che utilizzano questo campo, indicare la durata standard di questa Tipologia attività oppure lasciare il campo inalterato

7. indicare a quale Tipo attività fa riferiemento questa Tipologia di attività in relazione alla sua necessità di ottimizzazione (scala dell'ABC - Activity Based Costing)

1. vistare per rendere obbligatorio il campo Cliente quando si crea un'attività della Tipologia attività in creazione

2. se il flag e' vistato, durante la rendicontazione delle attivita' esse potranno essere associate obbligatoriamente ad uno o piu' clienti

3. vistare per rendere obbligatoria l'indicazione del task nel corso della creazione di una attività di questa Tipologia

4. vistare questo flag per fare in modo che nella rendicontazione di una attività di questa Tipologia attività venga richiesto di indicare le risorse tecniche utilizzate per il suo espletamento

5. vistare per fare in modo che nella rendicontazione l'indicazione della data e dell'orario sia possibile

6. vistare per fare in modo che nella rendicontazione sia possible indicare la quantità fornita/eseguita

7. vistare per consentire l'inserimento dei rimborsi

1. vistare per fare in modo che dopo l'assegnazione sia mandato un messaggio via chat interna al tecnico - operatore cui l'attività è stata assegnata

2. vistare per fare in modo che dopo l'assegnazione sia mandata una email al tecnico - operatore cui l'attività è stata assegnata

3. vistare per fare in modo che dopo la chiusura sia mandato un messaggio via chat interna al tecnico - operatore che ha lavorato l'attività

4. vistare per fare in modo che dopo la chiusura sia mandata una email al tecnico - operatore che ha lavorato l'attività

5. vistare per fare in modo che dopo la chiusura sia mandata un sms al tecnico - operatore che ha lavorato l'attività

6. vistare per fare in modo che dopo la chiusura sia mandato un messaggio via chat interna al contatto indicato (tipicamente, il responsabile)

7. vistare per fare in modo che dopo chiusura sia mandata una email al contatto indicato (tipicamente, il responsabile)

8. vistare se per questa Tipologia attività è sempre necessario creare un preventivo e indicare chi degli utenti è abilitato a redigerlo

9. se il campo è vistato, l'attività - non appena chiusa - confluirà sulle attività da fatturare

Una Attività (sia che essa sia stata inserita dall'agenda o da Produzione > Attività o da altri moduli collegati alle attività) può essere rendicontata in due modalità:

1. cliccando sull'icona V si procede ad una chiusura veloce con l'inserimento di una eventuale nota di chiusura e l'eventuale programmazione di una nuova attività. In questo caso l'attività sarà registrata come espletata, ma non sarà raccolto alcun dato sulla quantità di tempo occorso per il suo svolgimento.

E' il caso di sottolineare che se si intende monitorare tempi e costi delle attività, è bene inibire questa funzione di "rendicontazione veloce" da Configurazione > Produzione > Disabilitare Chiusura Attività Veloce

2. cliccando sull'icona Rapporto di lavorazione che consente di inserie un vero e proprio resoconto

1. cliccando sul Rapporto di lavorazione

2. si apre un box nel quale è possibile inserire diverse informazioni di rendicontazione

3. è possibile indicare la data della rendicontazione

4. richiamare rapporti precedenti

5. indicare la Tipologia di attività che si sta rendicontando, se non è un campo già preesistente

6. rendicontare gli orari con delle note per singola fascia oraria

7. nel caso in cui l'attività sia completata, è possibile inserire una nota di chiusura

8. infine è possibile programamre o meno nuove attività

Da notare come, fino al completamento dell'attività, sarà sempre possibile rendicontare nuovi step di avanzamento per la stessa attività

A seconda della configurazione della Tipologia di attività che si sta rendicontando, è possibile fare in modo che l'operatore compili una Checklist di chiusura attività.

Nella rendicontazione delle attività è molto ultile potere disporre di Checklist predefinite da potere usare volta per volta e, possibilmente, in modo differenziato e verticalizzato per ogni singola tipologia di attività.

In Uno Erp è possibile questo e anche altro.

1. Nel box di ricerca indicare la parola chiave da ricercare "checklist" e selezionare l'opzione "Checklist"

2. clic sull'icona per aprire l'area di gestione delle Checklist

1. clic per creare una nuova Ckecklist

2. VEDI: Come cercare un record (es. articolo di magazzino, anagrafica, ecc.)?, Come esportare dei dati (es. articoli di magazzino, anagrafiche contatti, ecc.)?

1. inserire una breve descrizione

2. spuntare se ...

3. spuntare per permettere all'utente di indicare la lavorazione come ultimata

4. salvare

1. per creare una nuova Domanda o Requisito della Checklist

2. VEDI: Come cercare un record (es. articolo di magazzino, anagrafica, ecc.)?, Come esportare dei dati (es. articoli di magazzino, anagrafiche contatti, ecc.)?

1. descrivere il requisito o la domanda da porre al compilatore della checklist

2. indicare tra quelli disponibili che tipologia di risposta prevede il requisito (risposta libera, risposta multipla, ecc.)

3. spuntare se è necessario includere in fattura l'attività cui fa riferimento la checklist...

4. indicare se il requisito o la domanda deve essere resa disponibile e quindi compilabile solamente da un responsabile

5. salvare

1. in attività

2. andando alle attività da lavorare

3. è possibile rendicontare una attività

4. come primo passo viene richiesta la compilazione della checklist in quanto per questo tipo di attività è stato previsto in Configurazione che così fosse