Con Uno Erp è possibile contabilizzare i corrispettivi con varie modalità:
- manualmente: l'operatore dovrà trascrivere sul modulo di Uno Erp gli importi incassati lordi suddivisi per aliquota ed indicare con quali metodi sono stati incassati (contanti, bancomat, carte crediti ecc). Il sistema registrerà il corrispettivo in contabilità eseguendo lo scorporo dell'iva.
- in automatico, collegando un sistema di cassa su cloud. La chiusura della giornata sul sistema di cassa colloquia direttamente con Uno Erp che sarà in grado di registrare in contabilità e (per chi gestisce il magazzino) di scaricare il venduto.
- attraverso l'importazione dei file di chiusura che le stampanti fiscali (DGFE) spediscono all'agenzia delle entrate.
In tutti i casi viene generato un registro dei corrispettivi digitale dove tutte le scritture sono ispezionabili (ed eventualmente modificabili) con un click.
Qui di seguito vediamo le varie metodologie.
In configurazione, ricercare il parametro Causali contabili (box di ricerca in alto a destra) (1), quindi aprire l'area di gestione delle causali contabili (2)
Una volta dentro, da tasto Filtra (1), inserire ricercare la causale Corrispettivi (2), in genere esistente in modo predefinito. Aprirla in modifica (3).
Valorizzare come mostrato in figura i dati di intestazione della causale (1), quindi procedere a valorizzare i conti.
Gli incassi vengono messi in Dare (2) scegliendo opportunamente il conto (Denaro in cassa, uno dei conti bancari, ecc.). Nel caso serva, è possibile aggiungere in Dare ulteriri conti associati alle differenti modalità di pagamento, mentre i conti che concorrono alla composizione dell'imponibile vengono messi Avere (3).
Ricordarsi di Salvare.
Nota importante:
se si vogliono creare diversi registri di corrispettivo, ad esempio quando si hanno più punti vendita o comunque più centri di ricavo, bisogna creare tante causali contabili quanti sono i punti vendita, avendo cura che in ognuna sia indicato un conto di ricavo specifico. In altre parole non sarà sufficiente una unica causale contabile "Corrispettivi" con un generico conto di ricavo "merci c/vendite" ma bisognerà creare una causale per ciascun punto vendita "Corrispettivi punto vendita A" con un conto di ricavo del genere "Merci c/vendite negozio A" ecc.
Tornare nel box di ricerca (1) e ricercare il parametro Etichette corrispettivi (2).
Una volta dentro, troveremo tutti i conti precedentemente impostati nelle causali contabili precedentemente create.
Sarà adesso possibile modificare associare ai singoli conti (1) il Centro di ricavo (2) una Descrizione (3) e un sezionale Specifico (4).
Accedi da Contabilità> Corrispettivi e clicca sul tasto [Nuovo].
(1) indica la data della giornata da contabilizzare
(2) indica l'aliquota iva degli articoli che hai venduto. Se hai venduto con più aliquote clicca sul tasto + ed aggiungi una o più righe tante quante sono le aliquote iva coinvolte nei tuoi corrispettivi
(3) inserisci il totale incassato (un imponibile per ciascuna aliquota iva)
(4) dettaglia i metodi di incasso (che sono stati indicati precedentemente nella causale contabile)
(5) Clicca su [Salva]
Una volta salvati i dati, verrà generata una riga con il tasto in evidenza [Contabilizza]
Al click sul tasto [Contabilizza] verrà generata automaticamente una scrittura contabile che apposterà i ricavi nei conti indicati nella causale contabile e scorporerà l'iva.
Dopo aver contabilizzato i corrispettivi, il tasto [Contabilizza] verrà sostituoto dalla scritta 
Cliccando sulla scritta si accederà alla scrittura contabile.
Un metodo per velocizzare la registrazione dei corrispettivi è quello di estrarre il file della chiusura giornaliera generato dalla stampante fiscale Epson.
Per sapere come estrarre il file, richiedere supporto al fornitore della stampante o a chi esegue le attività di fiscalizzazione della vostra stampante.
Una volta che si è in possesso del file, lo si può importare dalla funzione indicata in immagine.
L'importazione creerà un record contabilizzabile
Al click sul tasto [Contabilizza] verrà generata automaticamente una scrittura contabile che apposterà i ricavi nei conti indicati nella causale contabile e scorporerà l'iva.
Dopo aver contabilizzato i corrispettivi, il tasto [Contabilizza] verrà sostituoto dalla scritta
Cliccando sulla scritta si accederà alla scrittura contabile.
Per potere importare le chiusure, deve essere disponibile il modulo CRM: Vendite > Punti vendita (1). Nel caso non fosse presente, si consiglia di contattare lo staff commerciale.
Fare clic su Chiusure fiscali (2).
Nella schermata successiva, impostare l'intervallo di date Dal/Al (3): verranno scaricate tutte le chiusure registrate dalle 00:00 del giorno Dal alle 23:59 del giorno Al.
Alla prima importazione la data Dal sarà non valorizzata, mentre nelle successive risulterà sempre valorizzata col valore dell'ultima data interrogata.
Si possono interrogare singole giornate impostando lo stesso valore per Dal e Al oppure intervalli più estesi.
Fare clic su Continua (4).
Una volta concluso lo scarico dei dati in background orrorre fare clic su Importa (5).
L'interfaccia di importazione dei dati risulterà la prima volta completamente vuota: le valorizzazioni dovranno quindi essere eseguite solo la prima volta manualmente e poi verranno riproposte.
Ad ogni importazione, pertanto, sarà necessario visualizzare i dati e confermarli.
Quelli proposti saranno le valorizzazioni necessarie per comporre le scritture contabili per quanto concerne la parte economica della scrittura (6) (contabilità ordinaria e analitica) e quella finanziaria (7).
Le modalità di pagamento esposte nella parte finanziaria sono quelle che provengono dal gestionale cassa: per alcune di queste è possibile indicare se l'iva associata è sospesa o meno (8).
Una volta completate le valorizzazioni, sarà possibile Salvare e importare la scrittura in prima nota oppure, in caso di errore, Annullare il tutto (9).
Esaminiamo il caso in cui il cliente abituale consumi i pasti ma li paghi successivamente dietro presentazione di una fattura differita.
L'esercente è obbligato ad emettere lo scontrino ma lo emetterà con la tipologia Scontrino sospeso (metodo outstanding).
Su Uno Erp viene registrato l'importo del totale dello scontrino sospeso, il quale viene appostato in Dare in un apposito conto convenzionalmente denominato "Clienti c/scontrini da incassare" (conto di credito).
Vediamo i vari passaggi.
Da CRM: Vendite > Punti vendita, importando la chiusura va valorizzato il campo relativo al conto degli scontrini sospesi.
La scrittura contabile che ne deriverà sarà simile a questa
Come si vede nell'immagine qui sopra, l'importo lordo degli scontrini sospesi viene appostato nel conto precedentemente indicato nel fumetto di scarico corrispettivi, nel nostro esempio Clienti c/scontrini da incassare.
L'imponibile di questi scontrini è trattato alla stessa stregua degli scontrini regolarmente incassati, così come l'iva relativa.
In altre parole - sebbene lo scontrino risulti non pagato - l'imponibile e l'iva vengono comunque registrati nella giornata di emissione.
Questo in quanto la regola prevede che la fattura differita debba essere emessa nello stesso mese o al più tardi entro i primi 15 giorni del mese successivo avendo cura che imponibile ed iva ricadano nel mese di competenza - pertanto non avrebbe senso porre l'iva degli scontrini in un conto di iva sospesa.
Nota: nella medesima scrittura potrebbero essere presenti delle righe che mettono il conto "Crediti c/scontrini da incassare" in Avere. Si tratta di quegli scontrini che inizialmente sono stati registrati come Sospesi e successivamente sono stati pagati (con il metodo outstanding). Per essi non verrà emessa alcuna fattura differita.
Emissione della Fattura differita
Essa viene emessa o nei giorni successivi all'emissione degli scontrini sospesi o a fine mese, andando a raggruppare tutti gli scontrini emessi a quel determinato cliente durante il mese (o durante il periodo).
Qui una immagine tratta da una copia di cortesia dalla quale si evincono sia la tipologia di fattura TD24 che i numeri degli scontrini sospesi.
La contabilizzazione in primanota genererà una scrittura simile a quella in immagine qui sotto dove possiamo notare:
- che nelle righe iva sia l'imponibile che l'iva sono a zero in quanto come abbiamo visto sopra esse sono state rilevate nel momento di emissione dello scontrino);
- che nelle righe di partita doppia viene rilevata una riga in Avere per caiscun scontrino chiuso ed una riga riepilogativa in Dare dove viene esposto il credito verso il Cliente.
A questo punto non resterà altro che attendere il pagamento della fattura e di registrarne l'incasso nei modi usuali.