Uno Erp gestisce la contabilità aziendale secondo lo schema della partita doppia.

I moduli del software permettono infatti di registrare le scritture contabili partendo da causale preconfezionate, di imputare scadenze finanziarie direttamente dalla scrittura, di stampare il giornale e tenere sotto controllo conti economici e finanziari oltre che la situazione di debiti e crediti.

La registrazione delle scritture contabili è resa oltemodo semplice e veloce con possibilità di contabilizzare in automatico le fatture emesse e quelle ricevute.

Sono presenti anche funzioni che automatizzano la gestione delle scritture IntraCee e del Reverse charge in genere.

L'inserimento avviene attraverso il pulsante "Nuovo" : a partire da questo è possibile selezionare la causale contabile di pertinenza.
Tutte le causali contabili sono collegate a modelli configurati e inseriti dall'utente stesso nel sistema attraverso la funzione Configurazione > Contabilità > Causali Contabili.
Anche i mastri che andranno a costituire la scrittura, come le causali contabili, possono essere inseriti in archivio attraverso la medesima funzione: Configurazione > Contabilità > Mastri.
Una volta scelta la causale contabile si aprirà il modello con i relativi campi per l'imputazione dei dati alla scrittura contabile. Questo procedimento in Uno Erp è facilitato in quanto esso propone di default i conti a cui imputare gli importi in dare ed in avere. Il software inoltre effettua un controllo al volo impedendo di inserire registrazioni con sbilancio per evitare errori contabili.
All'interno di ciascuna scrittura è possibile inserire nuove righe al movimento e/o cancellarle usando, rispettivamente, i pulsanti[+] e [X].
Inoltre, le tendine che riportano i mastri filtreranno quella dei conti facilitando la ricerca del conto giusto. Eccezione a questo metodo generale i due mastri speciali "Crediti Vs/Clienti" e "Debiti Vs/Fornitori" che non proporranno una tendina, ma una casella di testo in cui scrivere il cliente: il sistema effettuerà via via una ricerca in modalità livesearch (vedi capitolo dedicato alle funzioni ed utilità). Di seguito un esempio relativo ad una scrittura di acquisto merci. Vediamo di analizzare in dettaglio i campi che compongono questa scrittura:

1. tendina per la selezione della causale contabile (si presenta all'utente già dal passaggio precedente);
2. Data Movimento: coincide con la data in cui il documento verrà registrato in database;
3. Descrizione del movimento di prima nota;
4. fa riferimento al fatto che la scrittura sia giustificata a monte da un documento: in genere il modello porta di default la risposta, tuttavia possono presentarsi delle eccezioni rispetto al modello preimpostato, in tal caso si potrà selezionare l'opzione congeniale al caso. Selezionando No verranno eliminati i campi connessi ad un eventuale documento di riferimento;
5. fornisce la possibilità di selezionare a quale registro di fatturazione e prima nota attribuire il movimento, qualora l'azienda ne disponesse più di uno;
6. qui va inserito il numero del documento oggetto della scrittura;
7. è il campo all'interno del quale va inserita, invece, la data di emissione del documento riferito alla scrittura;
8. sono i campi destinati al task: qualora il documento attesti il sostenimento di un costo attribuibile ad una specifica commessa, e quindi ad un determinato task, è possibile collegarlo direttamente attraverso questo semplice campo; grazie alla lente di ricerca, si potrà effettuare la ricerca. Va ricordato, ancora una volta, che tale funzione sarà presente solo se è installato il modulo Commesse/Task.

La memorizzazione del movimento nel database fa seguito al salvataggio. Anche questo record come gli altri può essere modificato o cancellato a seguito del suo inserimento, ricorrendo alle relative icone poste a fine di ogni riga in corrispondenza del movimento di prima nota.

Per configurare le causali contabili che poi verranno utilizzate al momento di inserire un nuovo movimento di prima nota,

andate su Configurazione > Amministrazione> Causali contabili

Questo modulo è destinato alla creazione e configurazione delle causali contabili che andranno a popolare le opzioni disponibili nella tendina di selezione della causale contabile al momento della registrazione in prima nota di un movimento: Contabilità > Prima nota

Troverete una serie di causali contabili di default; fra esse le causali per registrare sia fatture di acquisto che di vendita, incassi pagamenti e causali da destinare alla registrazione di acquisti o vendite Intracee o in reverse charge.

La creazione della causale contabile è un'operazione delicata e per questo complessa, in quanto da qui è possibile creare l'intero modello contabile, di scrittura in prima nota, che caratterizza la specifica causale.

Pigiando su '' Nuovo'' si aprirà un format come quello riportato si sotto:

Vediamo di analizzare i campi di questa finestra:

• codice: inserimento del codice della causale (campo opzionale);
• descrizione: denominazione della stessa (è la descrizione che troverete nella tendina della prima nota);
• inserimento del documento di riferimento: inserire SI se si vuole che il sistema durante la registrazione, obblighi ad indicare il numero e la data del documento. Si tratta evidentemente di un dato fondamentale nel momento in cui stiamo creando una causale che ha impatto sui registri iva;

• registro IVA: indica al sistema su quale registro iva confluirà la registrazione. In caso di causale che non ha impatto iva (ad esempio una scrittura finanziaria), lasciare la tendina con il valore di default registro iva;

• proponi per contabilizzazione fattura vendita / fattura acquisti: la selezione di questi due flag fa si che la causale in considerazione compaia nel fumetto che si apre allorquando si debba contabilizzare un documento di magazzino o una fattura;

Nota di credito?: va flaggato solo se la causale è relativa ad una nota di credito;

Le successive richieste: Intracee, Extracee, Reverse charge, scheda carburante, bolla doganale e Utenze, vanno valorizzate solo nel caso in cui si stia creando una causale specifica per una delle fattispecie indicate. Questo serve a pilotare il comportamento delle causali (ad esempio scritture automatiche nell'intra o nel reverse) o la presenza dei dati nello spesometro.

• tipo partita su banca non previsionale: lasciare valorizzato con Previsionale

Conto, Tipo, Dare / Avere: la configurazione di tali dati indica al sistema quali conti utilizzare nella scrittura.

Andranno quindi indicati i conti selezionandoli dalla tendina Conto, il Tipo, scegliendo Partita ove si tratti di un importo di debito verso Fornitore o credito verso cliente; Imponibile, ove si tratta di costo o di ricavo; Altro ove si tratti di un importo non imponibile; Iva per accogliere l'importo dell'iva (a credito o a debito); Totale (è un valore lasciato per retrocompatibilità con versioni vecchie del sistema), va evitato di utilizzarlo.

Ovviamente per ogni conto andrà indicato se dovrà essere posizionato in dare o in avere.

Cliccando sul tasto Salva la causale sarà definitivamente memorizzata.

E' il caso di ricordare che ogni nuova causale, va appositamente resa disponibile agli utenti interessati attraverso la funzione Risorse > Utenti + tasto Permessi; va ricercato il permesso della Contabilità + Prima nota e cliccato sul pulsante dei "Permessi Specifici" dove sono presenti le causali per le quali l'utente è abilitato.

Qualora il quadratino del permesso risultasse già cliccato, vi consigliamo ugualmente di decliccarlo e cliccare nuovamente per rendere definitiva l'attribuzione del permesso.

Per creare una nuova aliquota recarsi in Configurazione > Amministrazione > Tabella  Iva

Click sul tasto [nuovo]

Ci viene proposto il modulo

(1) inserire una descrizione. QUesta sarà resa disponibile durante la compilazione di scritture contabili ed emissione documenti;

(2) indicare l'aliquota iva

(3) indicare l'eventuale indetraibilità

(4) campo da compilare oslo in caso di iva ad aliquota zero in quanto con la Natura si indica la motivazione per ci applica o si subisce l'iva a zero.

Per creare un nuovo conto contabile, recarsi in Contabilità > Gestione conti.

Con il tasto [Nuovo] compilare il modulo seguendo le istruzioni indicate dalle icone (?)

Una volta salvato il conto esso sarà reso disponibile nella lista dei conti dove verranno esposti i saldi e il pulsante per accedere al Partitario.

Nella lista dei conti è sempre presente l'icona che consente di spegnere i conti non movimentati; se invece il conto ha dei movimenti e un saldo diverso dallo zero, non sarà possibile spegnere il conto.

Potrebbe verificarsi il caso di dover modificare il mastro cui è legato un conto.

Detta operazione è fattibile cliccando sull'icona di Modifica e selezionando il nuovo mastro. E' il caso di sottolineare che variando il mastro, l'azione si riverbererà anche nei movimenti precedenti, quindi si consiglia di porre massima attenzione e di non utilizzarla se ad esempio si è già depositato un bilancio che contiene detti mastri.  

Se dovete creare i "conti bancari" utilizzate SEMPRE e SOLTANTO l'apposita funzione "Gestione banche" (leggi qui come fare)

Detta funzione consente all'operatore di agire sull'icona della clonazione, posta alla estrema destra della riga contabile.

Per quei movimenti che prevedono l'indicazione di un numero di documento, il relativo campo sarà lasciato vuoto, così come la data.

La funzione di clonazione duplica il singolo record, pertanto, ove si volesso procedere a duplicare una scrittura complessa, come ad esempio una scrittuda di Fattura acquiso in Reverse Charge, il sistema NON duplicherà le scritture di Annotazione (o autofattura), né la scritura di giroconto Iva, nè emetterà il relativo documento di Annotazione (autofattura).

La funzione va pertanto gestita con particolare attenzione.

E' bene sapere che, quando si clona una scrittura di prima nota, il sistema non è in grado di verificare l'eventuale sbilancio presente nella scrittura se non dopo che essa è stata salvata.

Al salvataggio, la riga di una eventuale scrittura sbilanciata viene evidenziata in rosso per avvertirvi dello sbilancio. Sarà sufficiente rientrare in modifica per riattivare il controllo sullo sbilancio e quindi correggerlo.

Le utenze che hanno i permessi di amministrazione nella vostra installazione hanno la possibilità di modificare la causale contabile delle scritture registrate in prima nota.

Per fare ciò, è necessario andare su Configurazione>Amministrazione >Tabelle accessorie >Modifica prima nota.

Cliccando sul tasto di modifica della scrittura, si possono variare i dati salienti di ciascuna scrittura.

Ad esempio se si volesse variare la causale contabile di una Fattura relativa ad utenze -luce, telefono-, con la causale Fattura di Acquisto, si dovrà procederà a modficare la causale contabile da Fattura di acquisto a Fattura di acquisto utenze.

Si può altresì variare il sezionale, ed evidentemente intervenire anche sul protocollo iva.

Con la X rossa si può cancellare la scrittura. ATTENZIONE, la cancellazione è irreversibile e la scrittura non potrà più essere recuperata.

Nei casi di spostamento di sezionale o di cancellazione della scrittura vi consigliamo di riverificare la sequenzialità dei protocolli stessi sui registri iva. Nel caso ve ne fosse bisogno, potrete procedere alla riprotocollazione, seguendo queste istruzioni.

Uno Erp esegue in automatico un controllo della coerenza fra gli importi delle righe Iva rispetto agli importi delle righe contabili.

Se ad esempio una scrittura recasse una situazione simile a quella esposta in immagine dove la sommatoria dei vari imponibili o dei valori delle varie aliquote iva (9,13) sia difforme rispetto all'importo dell'iva riportato nelle righe contabili (9,12)

al salvataggio otterrai un messaggio che ti avvisa di questa differenza. L'avviso non è bloccante, quindi cliccando su OK la registrazione sarà completata, mentre cliccando su Annulla si potrà riesaminare la scrittura ed eventualmente correggere l'importo errato.

In primanota, le scritture che recano queste differenze vengono evidenziate con il oclore azzurro e possono essere filtrate intervenendo sull'apposito campo nel Filtro.

E' il caso di sottolineare che le scritture che recano iva in parte indetraibile (ad esempio acquisto di carburanti o di servizi telefonici) sono e restano comunque evidenziate in azzurro in quanto è lecito che tra righe iva e righe contabili ci sia la difformità data dalla parte di iva che resta imputata a costo.

Le scritture sbilanciate possono essere ovviamente ricercate selezionando dal Filtro l'apposito flag come evidenziato in immagine.

Quando si esegue una scrittura che prevede l'indicazione di importi con Iva parzialmente detraibile, il sistema procede in automatico a spostare la quota indetraibile ed a sommarla all'importo del conto di costo.

E' appena il caso di ricordare che Uno Erp si occupa di gestire solo la contabilità civilistica, rinviando al commercialista l'attività di ripresa degli importi indeducibili.

Facciamo un esempio:

Se abbiamo acquistato un servizio di 24,59 + iva 22% ma questa è indetraibile al 100%, la scrittura assumerà la seguente forma:

Se invece la scrittura contiene importi con Iva parzialmente detraibile, la scrittura assumerà la seguente forma:

Come si scriveva più sopra, la ripresa dei saldi indeducibili è a cura del commercialista che a volte preferisce che la quota di indetraibilità non venga sommata direttamente al conto di costo ma venga appostata in appositi conti più facilmente identificabili.

Ecco un esempio

da Contabilità > Prima nota
si accede alla lista di tutti i movimenti.
Alla destra di ciascun movimento finanziario (incassi / pagamenti) si trova una X rossa che consente di cancellare la scrittura.

Per cancellare i movimenti di natura economica che hanno impatto sui protocolli Iva invece la cancellazione è riservata al Responsabile della Primanota.

L'indicazione del (o dei) Responsabile può essere eseguita da Configurazione > Azienda > Responsabili aziendali + Responsabile Primanota

Le modifiche alle scritture potranno essere quindi essere eseguite dai suddetti utenti accedendo all'indirizzo

Configurazione > Amministrazione > Tabelle accessorie + Modifica prima nota

Va da se che la cancellazione di scritture Economiche, comportano la perdita del numero di protocollo; si dovrà pertanto procedere o all'adeguamento del protocollo o alla riprotocollazione.

Se tuttavia si volesse consentire a tutti gli utenti abilitati alla Primanota di poter cancellare anche le scritture Economiche con impatto Iva,si potrà appositamente validare il flag che si trova in Configurazione > Amministrazione > Configurazione + Permettere Cancellazione Scritture Protocollate.

Suggeriamo di utilizzare con parsimonia questo parametro delegando invece la modifica o cancellazione delle scritture di prima nota ad uno o più responsabili.

la funzione di riallineamento dei protocollo è una operazione potenzialmente pericolosa e quindi riservata solo agli utenti che possiedono l'apposito permesso (Risorse > Utenti > Permesi + Prima nota + permessi specifici) o credenzaili di amministratore.

Bisogna accedere a "Contabilità > Prina nota" e cliccare sul pulsante "Riprotocolla".(1)

Il sistema inviterà quindi a selezionare l'anno contabile (2), il sezionale (3) e quale registro andrà riprotocollato (4).

Il sistema identificherà i numeri di protocollo dal primo all'ultimo (5); se non si vogliono riprotocollare tutte le registrazioni, si potrà intervenire modificando il primo numero (ad esempio se voglio riprotocollare solo il mese di aprile, il primo numero da riprotocollare corrisponderà all'ultimo protocollo del mese di marzo). L'ultimo protocollo non è modificabile in quanto gestito direttamente dal sistema.

Cliccando sul tasto "salva"(6) il sistema metterà in ordine i protocolli.

L'indicazione di utenti responsabili consente ad Uno Erp di abilitare per questi delle ulteriori funzioni autorizzative.

Ecco qualche specifica:

il Responsabile Primanota potrà modificare le scritture di prima nota variando protocolli, date, causali e anche cancellare.
E' evidente che le operazioni di modifica o cancellazione di scritture di natura economica o di quelle che hanno impatto sull'Iva dovranno essere eseguite con la dovuta cautela.

il Responsabile Movimenti Fatturazione potrà modificare la causale, il numero, la data, il sezionale di fatture o addirittura cancellarle definitivamente.

il Responsabile dei Movimenti di Magazzino potrà modificare la causale, il numero, la data, il sezionale di DDT e movimenti generici di magazzino o addirittura cancellarli definitivamente.

il Responsabile della Anagrafica potrà bloccare o sbloccare le anagrafiche

il Responsabile privacy potrà gestire le tematiche inerenti la privacy presenti su Uno Erp

il Responsabile del personale riceverà le notifiche relative alle richieste di ferie e permessi e potrà autorizzarle

Per identificare chi sono i responsabili aziendali recarsi in Configurazione > Azienda + Responsabili aziendali e per ciascun blocco selezionare il nominativo del responsabile (è consentita la selezione multipla tenendo cpremuti contestualmente i tasti CTRL+Click).

Per poter procedere, anzitutto serve disporre di tutti i saldi dei conti. Generalmente la base dati è rappresentata dallo stato patrimoniale relativo all'ultimo esercizio chiuso.

L'apertura dei conti si esegue creando una (o più) scritture di prima nota utilizzando l'apposita causale "Apertura conti anno".

Nell'ipotesi si voglia redigere una unica scrittura si procederà inserendo riga per riga tutte le voci del Dare  (partendo ad esempio dalle Immobilizzazioni e via via fino ai Crediti verso Clienti ed alle Disponibilità liquide) per poi passare ad inserire i saldi dei conti in Avere (dalle voci di Patrimonio quali capitale sociale, riserve, poi i Fondi di ammortamento fino alle varie tipologie di debito.

Per ogni riga bisognerà digitare il Mastro e scegliere il conto appropriato. Nel caso in cui nel piano dei conti standard non sia presente un conto, lo si può creare cliccando sulla apposita icona (+) verde.

Qualora per comodità si vogliano redigere più scritture, ad esempio dedicando una scrittura a tutti i conti del Dare ed una per i conti dell'Avere, ogni scrittura può essere bilanciata utilizzando il conto transitorio Bilanci (transitori) + Bilancio di apertura.

Vediamo come redigere la (le) scrittura

Da Contabilità > Prima nota > tasto Nuovo scegliere la causale APERTURA CONTI ANNO.

La descrizione della scrittura potrà essere modificata (1).

Supponendo di stare creando la scrittura relativa ai debiti verso i fornitori, servirà assegnare la prima riga al mastro BILANCI (TRANSITORI) (2), quindi al conto Bilancio di apertura (3). La riga sarà in Dare, visto che la riga andra a controbilanciare i debiti (che stanno in Avere).

Questa riga, essendo i calcoli automatici NON disabilitati, verrà calcolata in automatico e bilancerà tutti i vari debiti che verranno aperti con le righe successive, aggiungibili col tasto +(5).

Per ciascun fornitore si creerà una riga nel mastro DEBITI V/FORNITORI in Avere (1) per i debiti o in Dare (2) per i crediti.

Per i clienti, si creerà una scrittura analoga dove la prima riga sarà sempre Bilanci (transitori) + Bilancio di apertura in Avere e le righe successive saranno collegate al mastro CREDITI V/CLIENTI  una per ciascun cliente in Dare. Ovviamente eventual importi da risconoscere a clienti si potranno immetter ein Avere (2).

Stessa procedura per inserire i saldi relativi ad altri conti. Qui in immagine alcuni esempi di riporto saldi di vari conti.

E' evidente che se nelle varie scritture si è scelto di utilizzare il conto Bilanci (transitori) + Bilancio di apertura, al termine delle imputazioni detto conto dovrà recare saldo zero.

Uno Erp propone di default fra le causali contabili disponibili in primanota due causali inerenti la rilevazione degli stipendi:

La prima è "CONTABILIZZAZIONE STIPENDI del mese di..." ed è settata per raccogliere il costo lordo di salari e stipendi e i debiti nei confronti di erario ed enti previdenziali per le ritenute praticate ai dipendenti.

Vediamo i punti salienti di questa scrittura:

1. aggiungere nella descrizione il mese di competenza
2. indicare la data di pagamento degli stipendi. Questo campo viene esposto solo nel caso in cui si sia scelto di indicare il valore degli importi suvvidisi per ciascun dipendente  (qui le istruzioni per attivare l'opzione)
   
3. per i conti relativi a ritenute e contributi, cliccare sulla S per indicarne la scadenza. L'importo confluirà nel calendario finanziario tra le scadenze passive
4. inserire una riga per ciascun dipendente selezionandone il nominativo dalla apposita tendina. La tendina preleva i dati dal modulo Risorse > Dipendenti
   

La seconda è "CONTABILIZZAZIONE ONERI SOCIALI" ed è destinata a raccogliere il costo degli oneri a carico dell'impresa.

Nel caso in cui si volessero implementare le due causali ad esempio per aggiungere ulteriori conti, sarà sufficiente andare in Configurazione > Amministrazione > Tabelle accessorie + Causali contabili ed agire come spiegato qui

In occasione di bilanci infraannuali o per fare delle simulazioni, può essere comodo eseguire delle scritture fuori bilancio.

In tal caso, richiedere dal proprio consulente Uno Erp l'abilitazione delle Scritture Fuori bilancio.

Vediamo come si gestiscono:

Dopo l'abilitazione del plugin per le scritture fuori bilancio, all'interno delle scritture di Prima nota si evidenzierà un flag in alto a destra di ciascuna scrittura.

Una scrittura così flaggata, verrà evidenziata nella lista di prima nota con uno sfondo arancio. Naturalmente agendo sul Filtro, si potranno intercettare tutte le scritture Fuori bilancio.

Le scritture fuori bilancio possono essere identificate anche all'interno dei partitari dei conti coinvolti nelle scritture

A livello di Bilancio, si potrà decidere se includere o meno queste scritture agendo su questo flag.


Cliccando su Anteprima si ottiene il bilancio a video, cliccando su Stampa, si ottiene un pdf.

E' evidente che qualora si decidesse di rendere la scrittura definitiva e quindi far impattare i valori sul bilancio effettivo, basterà deflaggare il campo "fuori bilancio" presente nella scrittura di primanota.

Nel caso in cui alla fine dell'anno è necessario rilevare un ricavo di competenza per il quale non si è ancora provveduto all'emissione della fattura si provvederà ad eseguire delle apposite scritture distinguendo tra due casi diversi:

• prestazione di servizi
• cessioni di beni

PRESTAZIONE DI SERVIZI

Nelle prestazioni di servizi il momento di emissione della fattura dovrebbe coincidere con il momento in cui si percepisce il corrispettivo; tuttavia potrebbe essere necessario rilevare a fine esercizio (in genere al 31/12) il ricavo per le prestazioni di servizi di competenza ma non ancora fatturate.

In questo caso non sorge debito IVA che invece si manifesterà solo al momento della emissione della fattura.

 
Esempio:

La nostra azienda ha eseguito una consulenza dell'importo di 5.000 euro + IVA 21% nei confronti della ditta Acme spa.

Il cliente non ha ancora effettuato il pagamento della prestazione e, di conseguenza, al 31/12 non è stata ancora emessa la fattura.

Al 31/12 effettueremo la seguente registrazione:

 
Questa scrittura serve a rilevare il ricavo di competenza, mentre l'IVA a debito verrà registrata al momento della emissione della fattura.

Al momento in cui verrà emessa la fattura (a lavoro finito o a corrispettivo percepito), si procede a stornare il conto Cliente Acme c/fatture da emettere e a rilevare il credito nei confronti del cliente Acme e il debito IVA, come segue:

CESSIONE DI BENI

Nel caso in cui si proceda alla cessione di beni o merci con emissione del documento di trasporto occorre rilevare il debito IVA poiché l'imposta diventa esigibile al momento della consegna o della spedizione della merce.

Esempio:

Nel mese di dicembre la nostra azienda ha spedito al cliente Acme merci per 10.000 + IVA con documento di trasporto.

Al termine dell'esercizio occorre rilevare il ricavo di competenza e il debito IVA effettuando una scrittura del tipo:

In questo modo viene rilevato il ricavo di competenza e il debito IVA.

Quando verrà emessa la fattura differita, si procederà a stornare il conto Cliente Acme c/fatture da emettere al conto Crediti verso cliente Acme, come segue:

Ipotizziamo che il valore facciale delle fatture da anticipare sia 10.000 euro, e che la banca vi abbia accordato un anticipo dell'80% - al momento della presentazione in banca di fatture per l'anticipo eseguite una scrittura del genere

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Banca c/c           a             Banche c/anticipi su fatture     8.000

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Quando incasserete l'importo delle fatture che sono state oggetto di anticipo, bisognerà prima registrare l'incasso

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Banca c/anticipi su fatture   a          Crediti Vs clienti           10.000

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e quindi la banca vi accrediterà la differenza tra l'incassato e l'accreditato

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Banche c/c                       a     Banca c/anticipi su fatture    2.000

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al momento dell'incasso è possibile anche che accada

che il saldo pervenga su un conto ordinario 8e quindi non su quello anticipi)

in questo caso le scritture di incasso ed estinzione dell'anticipo saranno:

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Banca c/c                     a          Crediti Vs clienti            10.000

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e quindi l'estinzione dell'anticipo

-------------------------------------------------------------

Banche c/anticipi su fatture    a         Banca c/c                   8.000

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Per generare le scritture di ammortamento in maniera automatica, bisogna preventivamente settare tutti i parametri previsti in Configurazione > Amministrazione > Cespiti  

Dopodichè si potrà utilizzare la funzione Contabilità > Cespiti > Ammortamenti e selezionare il pulsante Ammortamenti

Si apre una nuova schermata

1. cliccare sul tasto [Filtra]
   
2. inserire l'anno per il quale si vogliono calcolare gli ammortamenti
3. cliccare su Esegui
4. pre visualizzazione degli importi
5. dal tasto [Esporta] selezionare l'opzione Genera scritture di ammortamento.

L'esercente di una attività che accetta i buoni pasto (ristorante, tavola calda, bar o supermercato) dove il lavoratore si reca per consumare il pasto o acquistare generi alimentari pronti all'uso, deve effettuare le registrazioni contabili nei due seguenti momenti:

• al momento della somministrazione del pasto o dell'acquisto dei generi alimentari pronti all'uso con emissione scontrino
  
• al momento dell'emissione della fattura nei confronti della società emittente
  

Vediamo le singole fasi:

Incasso dei buoni pasto e relativa contabilizzazione

Al momento del pagamento da parte dei clienti, l'esercente emette uno scontrino dello stesso valore del buono con la dicitura "corrispettivo non incassato". Nell'importo indicato sullo scontrino è compresa anche l'IVA al 10% che dovrà essere versata dall'esercente solo quando quest'ultimo avrà emesso la fattura nei confronti della società emittente al fine di ottenere il pagamento dei buoni pasto (risposta a interpello dell'Agenzia delle Entrate n. 394/2019).

Vediamo un esempio di registrazione contabile di una chiusura fiscale che contiene buoni pasto per un importo facciale di 1.000,00 euro:

La parola Sospesa è stata evidenziata proprio per indicare che non si tratta del canonico conto dell'Iva su vendite, ma di un conto transitorio che non deve confluire nella liquidazione iva.

Chi effettua la registrazione delle chiusure fiscali utilizzando il plugin di collegamento alle casse iPratico Eat

deve preventivamente verificare l'esistenza di tre conti:

1) come noto nel caso in cui la somma dei buoni pasto ecceda l'importo dello scontrino, il resto non può essere liquidato per contanti ma deve essere riconosciuto sempre sotto forma di buono o coupon. In questo conto verranno pertanto convogliati gli importi dei Buoni pareggiatori che il cliente potrà spendere in momenti successivi.

2) indicare il conto dell'Iva sospesa. Detto conto va eventualmente creato sotto il mastro Conti transitori

3) indicare il conto finanziario dove far confluire in Dare il valore facciale dei buoni pasto incassati.

Se i conti non esistono si possono creare cliccando sul tastino (+) di colore verde.

La distinta di presentazione alla società emittente dei buoni pasto

A fine mese (o periodicamente) l'esercente emette la fattura nei confronti della società emittente per ottenere il pagamento dei buoni pasto incassati.

Riprendendo l'esempio di cui sopra poniamo di presentare all'incasso i buoni per un facciale di 1.000,00 euro.

Il calcolo della fattura, e di conseguenza dell'importo dovuto dalla società emittente avviene in questo modo:

Emissione fattura nei confronti dell'emittente dei buoni pasto.

L'emissione della fattura al gestore dei buoni pasto avviene in genere sulla piattaforma del gestore stesso.

Il totale che l'esercente andrà a fatturare sarà pari al valore facciale dei buoni meno le commissioni del gestore che, in effetti, costituiscono il costo del servizio.

Per emettere la fattura, si dovrà disporre del numero di tale fattura: lo si ricava da Uno Erp dall'ultima emesssa. Può essere comodo prevedere un sezionale specifico.

Quando l'emittente avrà emesso la fattura (in nome e per conto dell'esercente) essa sarà disponibile nel cassetto fiscale dal quale sarà possibile scaricare il file XML ed importarlo su Uno Erp per poter procedere alla contabilizzazione.

Alcuni gestori, non forniscono una piattaforma per emettere le fatture, ma forniscono i dati di fatturazione. In questi casi, la fattura potrà essere emessa direttamente da Uno Erp dispondendo delle informazioni di fatturazione che potranno essere fornite dal gestore dei buoni pasto.

Contabilizzazione della fattura all'emittente dei buoni pasto.

Una volta emessa la fattura la si dovrà contabilizzare seguendo questo schema:

In Dare avremo quindi:

- il conto del credito che si vanta nei confronti della società emittente dei buoni e corrisponde con il totale della fattura emessa;

- il conto delle commissioni di incasso (o dello sconto applicato dalla società emittente);

- il giroconto dell'iva sospesa che proviene dalle scritture delle chiusure fiscali giornaliere;

In Avere avremo:

- l'Iva su vendite relativa alla fattura emessa alla società emittente;

- l'importo facciale dei buoni presentati chevanno a scalare il conto transitorio precedentemente registrato dalle scritture delle chiusure fiscali giornaliere;

E' il caso di sottolineare che in questa scrittura non vi sono righe imputate a ricavo in quanto esso è stato rilevato con le scritture delle chiusure fiscali giornaliere.

Sintesi

quando si incassano buoni pasto, il ricavo viene rilevato nella giornata di emissione dello scontrino (questo consente la corretta rilevazione dei volumi di vendite sia a livello contabile che a livello statistico), mentre l'importo dell'iva viene sospeso (ed appostato in apposito conto transitorio) e la rilevazione viene rimandata al momento della emissione della fattura nei confronti della società emittente i buoni pasto. L'iva su vendite è ovviamente calcolata sul valore netto dei buoni presentati.

Per comodità prendiamo ad esempio il riepilogo fornito dalla Edenred.

Le voci evidenziate sono le uniche voci da attenzionare nel riepilogo, vediamole insieme:

• 4.848,71 è la somma dei valori facciali dei buoni presentati
• 4.180,62 è la somma dei buoni al netto degli sconti (o delle decurtazioni) applicate dall'emittente
•    668,09 dalla differenza tra 4.848,71 e 4.180,62 determiniamo l'importo (ivato) degli sconti trattenuti da Edenred
  
•    607,35 sarà quindi il valore netto degli sconti trattenuti
  
• 3.800,56 è l'imponibile ottenuto scorporando l'iva del 10% dall'importo di 4.180,62
•    380,06 è quindi l'iva sui 3.800,56

A questo punto, quando vai a contabilizzare la fattura (che ricordiamo essere una fattura attiva emessa dalla Edenred in nome e per conto della tua azienda), la scrittura dovrà essere così rettificata:

Come si evince dalla scrittura qui sopra - grazie al meccanismo dell'Iva sospesa - l'iva a debito sarà solo € 380,06 mentre se l'avessimo calcolata sulla base degli scontrini emessi sarebbe stata di € 440,80.

Lo scontrino pagato con un buono pasto costituisce un credito verso l'azienda emittente e un ricavo non incassato.

L'incasso, infatti, avverrà solo a seguito dell'emissione della fattura all'emittente del buono, evento che in genere avviene il mese successivo (comunque entro sei mesi).

Anche l'iva di questi scontrini rimane sospesa e può essere contabilizzata nel mese di emissione della fattura e non del mese di emissione dello scontrino.

L'esercente di un ristorante, tavola calda, bar o supermercato dove il lavoratore si reca per consumare il pasto o acquistare generi alimentari pronti all'uso, è tenuto ad effettuare le registrazioni contabili nei due seguenti momenti:

• al momento della somministrazione del pasto o dell'acquisto dei generi alimentari pronti all'uso;

• al momento dell'emissione della fattura nei confronti della società emettitrice.

Facciamo un esempio concreto. Il ristorante "Al porto" nel giorno 15 giugno ha riscosso 2 buoni pasto da 10,00 euro per il pagamento di un pasto dello stesso importo.

Al momento del pagamento da parte dei clienti, l'esercente emette uno scontrino dello stesso valore del buono con la dicitura "corrispettivo non incassato". Nell'importo indicato sullo scontrino è compresa anche l'IVA al 10% che dovrà essere versata dall'esercente solo quando quest'ultimo avrà emesso la fattura nei confronti della società emittente al fine di ottenere il pagamento dei buoni pasto (risposta a interpello dell'Agenzia delle Entrate n. 394/2019).

A fine giornata viene registrata una scrittura di sola memoria (che non movimenta quindi né i conti di ricavo né i conti di iva a debito) ma che serve ad evidenziare a bilancio le somme che l'esercente ha incassato tramite buoni pasto ma che non sono stati ancora liquidati dalla società emittente.

La scrittura può essere del tipo:

L'emissione della fattura al gestore dei buoni pasto avviene in genere sulla piattaforma del gestore stesso.

Il totale che l'esercente andrà a fatturare sarà pari al Ricavo non incassato meno le commissioni del gestore che, in effetti, costituiscono il costo del servizio.

Per emettere la fattura, si dovrà disporre del numero di tale fattura: lo si ricava da Uno Erp dall'ultima emesssa. Può essere comodo prevedere un sezionale specifico.

Quando l'emittente avrà emesso la fattura (in nome e per conto dell'esercente) essa sarà disponibile nel cassetto fiscale dal quale sarà possibile scaricare il file XML ed importarlo su Uno Erp per poter procedere alla contabilizzazione.

Alcuni gestori, non forniscono una piattaforma per emettere le fatture, ma forniscono i dati di fatturazione. In questi casi, la fattura potrà essere emessa direttamentte da Uno Erp dispondendo delle informazioni di fatturazione che potranno essere fornite dal gestore dei buoni pasto.

Una volta emessa la fattura, servirà contabilizzarla e per farlo occorrerà eseguire le seguenti scritture:

Mettiamo il caso che in un mese il ristorante abbia incassato 100 buoni pasto del valore di 10 euro ognuno. Il calcolo della fattura, e di conseguenza dell'importo dovuto dalla società emittente avviene in questo modo:

La registrazione della fattura in contabilità rileverà quindi:

• il credito verso la società emittente;

• la rilevazione delle commissioni di incasso;

• l'IVA esigibile calcolata sull'imponibile della fattura emessa;

• la rilevazione del conto di ricavo;

C'è anche un secondo metodo che consente di esporre in maniera più evidente il costo delle commissioni di incasso. In questo caso la voce ricavi deve essere aumentata dell'importo delle commissioni

In entrambi i casi, subito dopo l'emissione della fattura si procede allo storno della scrittura di sola memoria.

Crediti

Il modulo riporta l'elenco dei clienti nei confronti dei quali l'azienda vanta un credito, riportando in alto a sinistra la somma totale dei crediti (1.) e, rispetto a ciascun cliente, il saldo che si vanta nei suoi confronti.

Ciccando sul tasto [Partitario] (3) si aprirà una scheda riepilogativa della situazione contabile del cliente.

All'interno della scheda si trovano:

1. i campi per la selezione delle date relative al periodo che si intende prendere in considerazione;
2. il flag per includere nell'elenco anche le partite anteriori già chiuse;
3. il tasto Filtra per confermare la selezione;
4. stampa per produrre il Pdf dell'estratto conto ed eventualmente stamparlo;
5. invia per l'invio dell'estratto conto tramite e-mail: il click sul tasto Invia porterà all'apertura di un format per la redazione e l'invio della e-mail (vedi modulo Configurazione => CRM => Testi Amministrativi);
6. riga riepilogativa dei dati più importanti riguardanti la posizione contabile del cliente nei confronti dell'azienda, riportante anche il Saldo alla data attuale. A fine riga è presente un tasto estremamente funzionale rappresentato dal simbolo dlel'€.

La funzione permette di registrare l'avvenuto incasso rispetto allo specifico movimento, senza ricorrere alla scrittura in Prima Nota.

Il movimento così registrato confluisce comunque nelle funzioni correlate, ovvero prima nota crediti v/s clienti.

Per una buona programmazione finanziaria e per cercare di ridurre la quantità di crediti insoluti,  Uno Erp offre uno strumento che tiene conto di tutte le partite scadute ed a scadere.

Il sottomodulo in questione mette a disposizione per i crediti le funzionalità "Scaduto".

Per i crediti, è disponibile la stampa del documento scaduto e l'opportunità di reinviarlo e la funzione per accedere al partitario per la successiva stampa dell'estratto conto o per l'invio di un sollecito.

Con il Filtro è possibile interrogare il database selezionando per i vari campi. Di particolare evidenza il campo "Situazione alla data" per mezzo della quale possiamo analizzare gli scaduti ad una data predeterminata.

Per una buona programmazione finanziaria e per cercare di ridurre la quantità di crediti insoluti, Uno Erp offre uno strumento che tiene conto di tutte le partite scadute ed a scadere.

Il sottomodulo in questione mette a disposizione per i crediti le funzionalità "a Scadere".

Per i crediti, è disponibile la stampa del documento in scadenza e l'opportunità di reinviarlo e la funzione per accedere al partitario per la successiva stampa dell'estratto conto o per l'invio di un sollecito.

Nella lsta vengono esposti i dati salienti delle varie partite, fra cui nome del debitore, numero e data del documento, la scadenza prevista pe ril pagament e i giorni che ci separano da essa, l'importo e la banca sulla quale si prevede di incassare.

Con il Filtro è possibile interrogare il database selezionando per i vari campi. Di particolare evidenza il campo "Situazione alla data" per mezzo della quale possiamo analizzare le scadenze ad una data predeterminata.

Vi potrà capitare di trovare nei partitari alcune partite che non si sono collegate fra di loro.

Questo può dipendere ad esempio dal fatto che nella registrazione di incasso o di pagamento, non avete inserito il numero o la data corretta del documento oggetto della scrittura.

Altre volte potrebbe succedere poichè avete incassato o pagato più partite contemporaneamente, magari utilizzando la causale contabile "libera" invece che il saldaconto.

Per collegare una partita procedete così:

identificate la partita da collegare e posizionate il mouse sulla PP  (partita pariale) posta a destra della riga della partita.

Il mouse visualizzerà l'importo della Partita Aperta

Per collegare la partita trascinate con il mouse la PP dentro al quadratino tratteggiato della partita di incasso o di pagamento finchè il quadratino non diventerà verde.

a questo punto rilasciate il mouse e il sistema vi darà conferma.

Collegare le partite è una attività molto importante non solo perchè ci consente di tenere in ordine i partitario, ma permette

- il corretto calcolo dell'Iva (nel caso di Opzione per Cassa); il sistema infatti filtra le fatture, collegando le partite.
In altre parole, se la fattura di acquisto risulta pagata (e quindi la partita risulta gialla o - se parziale - arancione), essa verrà riportata in liquidazione Iva; stessa cosa per le fatture attive.
Ove le partite non fossero collegate (potrebbe essere il caso di un pagamento eseguito in anticipo che poi non viene collegata con la fattura di acquisto pervenuta successivamente - che quindi resta rossa), il sistema non riconoscerebbe la fattura di acquisto come pagata e non la proporrebbe in liquidazione.

- il corretto funzionamento dei partitari relativi a crediti e debiti scaduti e a scadere.
I summenzionati scadenzari vengono infatti alimentati dalle partite che nei partitari risultano rosse o arancione.

Ecco alcuni casi che vi si potranno presentare:

-ove notate che nello scadenzario dei debiti (o dei crediti) scaduti vi è una partita che vi risulta già essere stata pagata, controllate che nel partitario del fornitore quella partita risulti in giallo; se invece è ancora evidenziata in rosso o in arancio, vuol dire che o non avete registrato il pagameno, oppure che la partita non è stata collegata.

-se la partita è stata pagata ma è evidenziata ancora in rosso e non è presente il quadratino tratteggiato che vi consente di collegare le partite, fate doppio click sulla PP e la partita si chiuderà (anche senza essere collegata ad un incasso o a un pagamento).

Questa azione non è consigliata nel caso in cui si operi in regime di Iva per cassa, vi consigliamo in tal caso di contattare l'assistenza tramite il servizio dei ticket.

E' il caso di chi inizia ad utilizzare Uno Erp e quindi esegue una scrittura di Apertura conti.

Nella scritura di Apertura conti si riportano tutti i saldi dei conti partrimoniali attivi e passivi, ma per i Crediti vs clienti e i Debiti vs Fornitori può essere utile importare anche le relative scadenze.

In tal caso la procedura da seguire è la seguente:

1. creare un file .CSV utilizzando come file di partenza il format allegato a questo documento.
2. entrare in Contabilità > Crediti vs Clienti
3. cliccare sull'icona
4. seguire le istruzioni presenti nella pagina che si aprirà.

NB le date inserite nelle colonne Data documento e Data di scadenza, devono necessariamente essere fomattate con AAAA-MM-GG

Il modulo riporta l'elenco dei fornitori nei confronti dei quali l'azienda ha debiti, riportando in alto a sinistra la somma totale dei debiti (1.) e, rispetto a ciascun fornitore, il saldo aperto nei suoi confronti. 

Cliccando sul pulsante [Partitario] (3)  si aprirà una scheda riepilogativa della situazione contabile del fornitore.

All'interno della scheda si trovano:

1. i campi per la selezione delle date relative al periodo che si intende prendere in considerazione;
2. il flag per includere nell'elenco anche le partite anteriori già chiuse;
3. il tasto Filtra per confermare la selezione;
4. stampa per produrre il Pdf dell'estratto conto ed eventualmente stamparlo;
5. invia per l'invio dell'estratto conto tramite e-mail: il click sul tasto Invia porterà all'apertura di un format per la redazione e l'invio della e-mail (vedi modulo Configurazione => CRM => Testi Amministrativi);
6. riga riepilogativa dei dati più importanti riguardanti la posizione contabile delll'azienda nei confronti del fornitore, riportante anche il Saldo alla data attuale. A fine riga è presente un tasto estremamente funzionale  rappresentato dall'€ .

La funzione permette di registrare l'avvenuto pagamento rispetto allo specifico movimento, senza ricorrere alla scrittura in Prima Nota.

Il sottomodulo in questione mette a disposizione per i debiti - le funzionalità "Scaduto".

Nlla lista viene esposto il nome del fornitore, il documento relativo alla partita, la data di scadenza, i giorni da quando è scaduta, l'importo, il conto designato per il pagamento; anche qui è consentito l'accesso veloce al partitario del fornitore cliccando sul pallino rosso.

Attraverso il Filtro possiamo selezionare gli scaduti secondo vari campi.

Il sottomodulo in questione mette a disposizione per i debiti - le funzionalità "a Scadere".

Nlla lista viene esposto il nome del fornitore, il documento relativo alla partita, la data di scadenza, i giorni che ci separano dalla scadenza, l'importo, il conto designato per il pagamento; anche qui è consentito l'accesso veloce al partitario del fornitore cliccando sul pallino rosso.

Considerando che vengono esposte tutte le partite in scadenza, è molto utile utilizzare la funzione Filtro.

Di particolare utilità il filtro "Situazione alla data" che consente di analizzare le partite in scadenza ad una data specifica.

Vi potrà capitare di trovare nei partitari alcune partite che non si sono collegate fra di loro.

Questo può dipendere ad esempio dal fatto che nella registrazione di incasso o di pagamento, non avete inserito il numero o la data corretta del documento oggetto della scrittura.

Altre volte potrebbe succedere poichè avete incassato o pagato più partite contemporaneamente, magari utilizzando la causale contabile "libera" invece che il saldaconto.

Per collegare una partita procedete così:

identificate la partita da collegare e posizionate il mouse sulla PP  (partita pariale) posta a destra della riga della partita.

Il mouse visualizzerà l'importo della Partita Aperta

Per collegare la partita trascinate con il mouse la PP dentro al quadratino tratteggiato della partita di incasso o di pagamento finchè il quadratino non diventerà verde.

a questo punto rilasciate il mouse e il sistema vi darà conferma.

Collegare le partite è una attività molto importante non solo perchè ci consente di tenere in ordine i partitario, ma permette

- il corretto calcolo dell'Iva (nel caso di Opzione per Cassa); il sistema infatti filtra le fatture, collegando le partite.
In altre parole, se la fattura di acquisto risulta pagata (e quindi la partita risulta gialla o - se parziale - arancione), essa verrà riportata in liquidazione Iva; stessa cosa per le fatture attive.
Ove le partite non fossero collegate (potrebbe essere il caso di un pagamento eseguito in anticipo che poi non viene collegata con la fattura di acquisto pervenuta successivamente - che quindi resta rossa), il sistema non riconoscerebbe la fattura di acquisto come pagata e non la proporrebbe in liquidazione.

- il corretto funzionamento dei partitari relativi a crediti e debiti scaduti e a scadere.
I summenzionati scadenzari vengono infatti alimentati dalle partite che nei partitari risultano rosse o arancione.

Ecco alcuni casi che vi si potranno presentare:

-ove notate che nello scadenzario dei debiti (o dei crediti) scaduti vi è una partita che vi risulta già essere stata pagata, controllate che nel partitario del fornitore quella partita risulti in giallo; se invece è ancora evidenziata in rosso o in arancio, vuol dire che o non avete registrato il pagameno, oppure che la partita non è stata collegata.

-se la partita è stata pagata ma è evidenziata ancora in rosso e non è presente il quadratino tratteggiato che vi consente di collegare le partite, fate doppio click sulla PP e la partita si chiuderà (anche senza essere collegata ad un incasso o a un pagamento).

Questa azione non è consigliata nel caso in cui si operi in regime di Iva per cassa, vi consigliamo in tal caso di contattare l'assistenza tramite il servizio dei ticket.

E' il caso di chi inizia ad utilizzare Uno Erp e quindi esegue una scrittura di Apertura conti.

Nella scritura di Apertura conti si riportano tutti i saldi dei conti partrimoniali attivi e passivi, ma per i Crediti vs clienti e i Debiti vs Fornitori può essere utile importare anche le relative scadenze.

In tal caso la procedura da seguire è la seguente:

1. creare un file .CSV utilizzando come file di partenza il format allegato a questo documento.
2. entrare in Contabilità > Debiti Vs Fornitori
3. cliccare sull'icona
4. seguire le istruzioni presenti nella pagina che si aprirà.

NB le date inserite nelle colonne Data documento e Data di scadenza, devono necessariamente essere fomattate con AAAA-MM-GG

Per censire i conti bancari della tua azienda vai su Contabilità > Gestione banche (1): qui censirai i conti e genererai nel piano dei conti (2) dei mastrini relativi ai conti correnti bancari.

La compilazione dei campi è semplice, ma se hai dubbi leggi le note  .

Ripeti l'operazione per tutti conti bancari della tua azienda che intendi censire su Uno Erp.

Alla fine acrai creato un record per ciascuna banca (1).

A regime, su Partitario (2) visualizzerai i movimenti di pagamento e incasso contabilizzati in prima nota.

Contabilità > gestione banche + Modifica

quindi valorizzare l'apposito campo "mostra in previsionale"

Le distinte bancarie raggruppano una o più partite finanziarie da pagare o da incassare.

Dopo aver creato la distinta con il tasto [Nuovo] indicare se si intende generare una distinta attiva (quindi incassare delle somme) o una distinta passiva (se si intende pagare delle somme).  (1)

Indicare quindi la data (2) della distitna e selezionare la banca sulla quale si vorrà operare (3).

(4) selezionare la Modalità di pagamento: se sista creando una distinta attiva e si  indica ad esempio Riba, verranno estratte tutte le partite aperte legate a clienti che hanno come metodo di pagamento la Riba.

Nel caso in cui siano presenti più scadenze per un medesimo nominativo, si può agire sul flag (5) per raggrupparli. In tal caso le scadenze saranno somamte.

Per limitare i risultati si può agire sui filtri delle date dei documenti (6) oppure sulle scadenze (7).

Dopo aver agito sul filtro si potrà agire sui risultati selezionando (8) le scadenze da incassare (o in caso di distinta passiva, da pagare).

Salvando la distinta con il tasto [Salva] (9) si otterrà il relativo record.

Nella lista vengono esposti i seguenti dati e tasti funzione:

(1) il numero di scadenze presenti all'interno della distinta

(2) l'importo della distitna

(3) il visto di completamento della distinta. Esso rappresenta una firma virtuale apposta dal responsabile.

Per indicare chi è responsabile della autorizzazione delle distinte si veda in Risorse > Utenti > Permessi

Cercare i permessi del modulo Distinte bancarie e quindi cliccare sul tasto [Permessi specifici].

All'interno attribuire i vari permessi come da immagine.

Si intuisce che i suddetti permessi possono essere attribuiti in maniera diversa a ciascun operatore. Potrà esservi un operatore che si limita a generare le distitne, un altro operatore che invece sarà autorizzato a rendere definitiva la distinta  (permesso che corrisponde al Visto grigio/verde.

(4) la possibilità di visualizzare la distinta in formato pdf o xls (funzione mantenuta solo per retrocompatibilità, ma ormai poco usata dalle banche)

(5) è il tasto che consente di generare al click il file che successivamente sarà caricato nell'home banking. Si tratta di un file .txt per le Riba e di un file .xml per bonifici e Sdd.

(6) La distinta così creata potrà essere contabilizzata attraverso l'apposito pulsante [Contabilizza] che genererà un'unica scrittura cumulativa.Dopo la contabilizzazione comparirà la scritta "distinta contabilizzata" cliccando sulla quale si avrà accesso alla scrittura di primanota.

Se la distinta è Attiva (ad esempio relativa a dopo incasso SDD o Riba), l'azione della contabilizzazione apposterà i crediti sul mastro che avrete precedentemente memorizzato in Configurazione > Amministrazione > Contabilizzazione + Mastro Crediti per Ricevute Bancarie Attive.

Se abbiamo creato una distinta passiva per il pagamento di più fornitori, otterremo un Avere Banca ed una serie di righe relative alle varie partite aperte nei confronti dei fornitori con la conseguente chiusura delle partite stesse.

Stesso esempio per il pagamento degli stipendi.

(7) il simbolo dell'Euro consente di contabilizzare l'avvenuto incasso/ pagamento per singola scadenza. Come si evince dalla immagine qui sotto, in una medesima distinta potranno esservi diverse scadenze. Cliccando su ciascuna linguetta si potranno visualizzare i nominativi dei clienti (o in caso di passiva, dei fornitori).

Per ciascuna di esse è possibile indicare se la partita è stata incassata o se è andata insoluta.

Al click sul tasto [Crea scrittura] Uno Erp redigerà una o più scritture di incasso cumulativo o di registrazione insoluto.

Il tasto (8) consente di spedire un preavviso di emissione Riba ai clienti contenuti nella distinta.

Il tasto (9) consente di duplicare una distinta. Esso è molto utile quandi si è provveduto a generare una distinta indicando solo alcune scadenze (ad esempi quando si vuole suddividere una presentazione su due banche). All'apertura della distinta clonata, si troveranno solo le scadenze precedentemente NON selezionate.

Il tasto (10) spegne la distinta rendendola quindi non utilizzabile.

Settaggi propedeutici per l'emissione di distinte bancarie SDD

La distinta bancaria per il pagamento stipendi è una distinta passiva (1)

Compilare i seguenti campi:

Dopo aver indicato la banca destinataria della vostra distinta compilate i seguenti campi

(2) modalità di pagamento = bonifico

(3) causale del bonifico = stipendi

(4) indicare il mese che si sta per pagare

(5) l'anno

(6) la data di esecuzione del bonifico

(7) opzionalmente potete inserire una data di scadenz ain modo da filtrare le partite

Dopo aver compilato i dati di cui sopra verrà esposta una lista di stipendi da pagare. Vistare quelli che si intendono mettere in pagamento.

In alcune righe potrebbe comparire la scritta "iban mancante" che vi invita ad inserire l'iban nella scheda anagrafica del dipendente nella tabella dei Dati amministrativi.

Al click sul Salva verrà creato un record nella lista delle distinte bancarie simile a questa immagine

Se in precedenza è stato previsto dalla funzione Permessi (Risorse > Utenti + Permessi alla voce Distinte bancarie), ogni distinta risulterà con il visto in grigio, in attesa di essere approvata da chi ne ha il potere.

Non appena approvata il visto diventerà verde e verranno rese disponibili le seguenti icone:

• stampa in pdf  (serve solo per riscontro visivo in quanto le banche non accettano più distinte cartacee);
• stampa in xls (come sopra è una funzione di sola consultazione in quanto non accettata dalle banche);
• la freccina rosa serve a generare il file della distinta che sarà poi caricato nel vostro Home banking.
• Infine il tasto contabilizza serve per contabilizzare automaticamente il pagamento degli stipendi.

La distinta bancaria per gli SDD va creata indicando come metodo di pagamento Domiciliazione bancaria.

Il sistema estrae in distinta tutti quei clienti che hanno una partita aperta (significa una fattura emessa non ancora pagata) che reca una modalità di pagamento che in Configurazione > Amministrazione > Modalità di pagamento sia stata settata per l'appunto come Domiciliazione bancaria.
Se nella distinta creata si evincono clienti conl'evidenza "manca iban", provvedere ad inserire le coordinate nella scheda in Risorse > Anagrafica > nei Dati amministrativi.

Se durante la creazione della distinta mancassero alcune partite, probabilmente non avete ancora contabilizzato le fatture in questione. Basterà contabilizzare le fatture e, (se il metodo di pagamento è settato correttamente) riaprire la distinta (dal tasto modifica) e troverete anche queste nuove partite.

Con Uno Erp è possibile contabilizzare i corrispettivi con varie modalità:

• manualmente: l'operatore dovrà trascrivere sul modulo di Uno Erp gli importi incassati lordi suddivisi per aliquota ed indicare con quali metodi sono stati incassati (contanti, bancomat, carte crediti ecc). Il sistema registrerà il corrispettivo in contabilità eseguendo lo scorporo dell'iva.
  
• in automatico, collegando un sistema di cassa su cloud. La chiusura della giornata sul sistema di cassa colloquia direttamente con Uno Erp che sarà in grado di registrare in contabilità e (per chi gestisce il magazzino) di scaricare il venduto.
• attraverso l'importazione dei file di chiusura che le stampanti fiscali (DGFE) spediscono all'agenzia delle entrate.

In tutti i casi viene generato un registro dei corrispettivi digitale dove tutte le scritture sono ispezionabili (ed eventualmente modificabili) con un click.

Qui di seguito vediamo le varie metodologie.

Per potere importare le chiusure, deve essere disponibile il modulo CRM: Vendite > Punti vendita (1). Nel caso non fosse presente, si consiglia di contattare lo staff commerciale.

Fare clic su Chiusure fiscali (2).

Nella schermata successiva, impostare l'intervallo di date Dal/Al (3): verranno scaricate tutte le chiusure registrate dalle 00:00 del giorno Dal alle 23:59 del giorno Al.

Alla prima importazione la data Dal sarà non valorizzata, mentre nelle successive risulterà sempre valorizzata col valore dell'ultima data interrogata.

Si possono interrogare singole giornate impostando lo stesso valore per Dal e Al oppure intervalli più estesi.

Fare clic su Continua (4).

Una volta concluso lo scarico dei dati in background orrorre fare clic su Importa (5).

L'interfaccia di importazione dei dati risulterà la prima volta completamente vuota: le valorizzazioni dovranno quindi essere eseguite solo la prima volta manualmente e poi verranno riproposte.

Ad ogni importazione, pertanto, sarà necessario visualizzare i dati e confermarli.

Quelli proposti saranno le valorizzazioni necessarie per comporre le scritture contabili per quanto concerne la parte economica della scrittura (6) (contabilità ordinaria e analitica) e quella finanziaria (7).

Le modalità di pagamento esposte nella parte finanziaria sono quelle che provengono dal gestionale cassa: per alcune di queste è possibile indicare se l'iva associata è sospesa o meno (8).

Una volta completate le valorizzazioni, sarà possibile Salvare e importare la scrittura in prima nota oppure, in caso di errore, Annullare il tutto (9).

Esaminiamo il caso in cui il cliente abituale consumi i pasti ma li paghi successivamente dietro presentazione di una fattura differita.

L'esercente è obbligato ad emettere lo scontrino ma lo emetterà con la tipologia Scontrino sospeso (metodo outstanding).

Su Uno Erp viene registrato l'importo del totale dello scontrino sospeso, il quale viene appostato in Dare in un apposito conto convenzionalmente denominato "Clienti c/scontrini da incassare" (conto di credito).

Vediamo i vari passaggi.

Da CRM: Vendite > Punti vendita, importando la chiusura va valorizzato il campo relativo al conto degli scontrini sospesi.

La scrittura contabile che ne deriverà sarà simile a questa

Come si vede nell'immagine qui sopra, l'importo lordo degli scontrini sospesi viene appostato nel conto precedentemente indicato nel fumetto di scarico corrispettivi, nel nostro esempio Clienti c/scontrini da incassare.

L'imponibile di questi scontrini è trattato alla stessa stregua degli scontrini regolarmente incassati, così come l'iva relativa.

In altre parole - sebbene lo scontrino risulti non pagato - l'imponibile e l'iva vengono comunque registrati nella giornata di emissione.

Questo in quanto la regola prevede che la fattura differita debba essere emessa nello stesso mese o al più tardi entro i primi 15 giorni del mese successivo avendo cura che imponibile ed iva ricadano nel mese di competenza - pertanto non avrebbe senso porre l'iva degli scontrini in un conto di iva sospesa.

Nota: nella medesima scrittura potrebbero essere presenti delle righe che mettono il conto "Crediti c/scontrini da incassare" in Avere. Si tratta di quegli scontrini che inizialmente sono stati registrati come Sospesi e successivamente sono stati pagati (con il metodo outstanding). Per essi non verrà emessa alcuna fattura differita.

Emissione della Fattura differita

Essa viene emessa o nei giorni successivi all'emissione degli scontrini sospesi o a fine mese, andando a raggruppare tutti gli scontrini emessi a quel determinato cliente durante il mese (o durante il periodo).

Qui una immagine tratta da una copia di cortesia dalla quale si evincono sia la tipologia di fattura TD24 che i numeri degli scontrini sospesi.

La contabilizzazione in primanota genererà una scrittura simile a quella in immagine qui sotto dove possiamo notare:

- che nelle righe iva sia l'imponibile che l'iva sono a zero in quanto come abbiamo visto sopra esse sono state rilevate nel momento di emissione dello scontrino);

- che nelle righe di partita doppia viene rilevata una riga in Avere per caiscun scontrino chiuso ed una riga riepilogativa in Dare dove viene esposto il credito verso il Cliente.

A questo punto non resterà altro che attendere il pagamento della fattura e di registrarne l'incasso nei modi usuali.

Tra le scritture di assestamento hanno una particolare rilevanza la rilevazioni: dei 

• quelle relative ai ratei attivi e passivi;

• quelle relative ai risconti attivi e passivi.

La rilevazione dei ratei rientra tra le operazioni di completamento. Il loro scopo, infatti, è quello di rilevare costi e ricavi di competenza dell’esercizio, la cui manifestazione finanziaria avverrà nell'esercizio successivo.

Essendo dunque la manifestazione finanziaria posta nel futuro, il sistema non è in grado di automatizzare le scritture che andranno pertanto eseguite manualmente.

La rilevazione dei risconti , invece, rientra tra le scritture per la determinazione delle competenze e più precisamente tra quelle scritture che rinviano al futuro costi e ricavi che hanno già avuto la loro manifestazione finanziaria, e pertanto, sono stati già rilevati contabilmente, ma che sono di competenza di esercizi successivi per cui non devono concorrere alla formazione del reddito dell’esercizio in corso.

Ratei e risconti sono voci che spesso possono essere presenti nel bilancio di un'impresa, tra le quali sussistono profonde differenze.

I ratei sono quote di entrate o di uscite future, relative a rendite e spese già maturate, che avranno la loro manifestazione numeraria nel prossimo esercizio.

Quindi il rateo è un valore numerario, per l'esattezza un valore numerario presunto.

Il rateo è una sorta di debito o credito potenziale per servizi già goduti dall'impresa o già prestati a terzi alla data di redazione del bilancio, ma la cui manifestazione numeraria è posticipata.

I ratei sono attivi se tengono conto di entrate future relative a ricavi già maturati, ma non ancora liquidati.

I ratei sono passivi se tengono conto di uscite future relative a costi già maturati, ma non ancora liquidati.

I risconti sono quote di costi o di ricavi non ancora maturate che hanno già avuto la loro manifestazione numeraria.

Quindi il risconto, essendo una quota di costo o di ricavo è un valore economico.

Siamo in presenza di un risconto quando dobbiamo stornare dai costi o dai ricavi una parte per servizi non ancora prestati o goduti, ma riscossi anticipatamente.

I risconti sono attivi se rinviano al futuro una quota di costi non ancora maturati, ma già pagati.

I risconti sono passivi se rinviano al futuro una quota di ricavi non ancora maturati, ma già incassati.

Ricapitoliamo le differenze tra ratei e risconti attraverso una tabella:

Lo svolgimento dell'attività aziendale dà spesso luogo a operazioni che si prolungano da un esercizio all'altro.

La definizione di ratei e risconti è dettata dall'art. 2424-bis del Codice Civile.

Le scritture dei risconti sono scritture per ladeterminazione della competenza.

Risconti attivi: sono i costi che, pur essendo di competenza degli esercizi successivi, hanno avuto manifestazione numeraria nel corso dell'esercizio.

Risconti passivi: sono i ricavi che, pur essendo di competenza degli esercizi successivi, hanno avuto manifestazione numeraria nel corso dell'esercizio.

L’importo del risconto è calcolato in funzione del tempo.

Lo schema seguente descrive molto bene il concetto di risconto: manifestazione anticipata del costo o del ricavo.

Esempio risconto attivo

In data 1 febbraio viene stipulato un contratto di assicurazione che prevede il pagamento anticipato di un premio semestrale di 1200 €.
La quota di costo di competenza del successivo esercizio si calcola in questo modo: 1200*1/6 = 200 €

Sul libro giornale la rilevazione è la seguente:

DARE Risconti attivi  200

AVERE Premi assicurativi  200

Il conto “Risconti Attivi” è il conto di reddito acceso ai costi sospesi. Con questa rilevazione, il saldo del conto “Premi Assicurativi” è pari a 2200 € ed esprime il costo dell’esercizio in corso.

Esempio risconto passivo

In data 30 aprile l’azienda concede in locazione un immobile di sua proprietà al canone di 600 € annui. Il canone di locazione viene riscosso ogni trimestre in via anticipata a decorrere dalla data stipulata. La quota di ricavo di competenza dell’esercizio successivo si calcola in questo modo: 150*1/3 =50

Sul libro giornale la rilevazione è la seguente:

DARE Fitti attivi   50

AVERE Risconti passivi   50

Il conto “Risconti Passivi” è il conto di reddito acceso ai ricavi sospesi. Con questa rilevazione, il saldo del conto “Fitti Attivi” è pari a 400 € ed esprime il ricavo dell’esercizio in corso.

I risconti misurano proventi e oneri la cui competenza è anticipata o posticipata rispetto alla manifestazione numeraria e/o documentale, devono appartenere a due o più esercizi ed essere ripartibili in funzione del tempo. L'importo deve essere determinato mediate la ripartizione del ricavo o del costo, al fine di attribuire la quota di competenza dell'esercizio in corso e di rinviarne la quota ai successivi.

Tale calcolo può essere effettuato in modo automatico da Uno Erp seguendo questi semplici settaggi iniziali.

Recarsi in Configurazione > Amministrazione > Contabilizzazione e popolare le prime tre righe

Una volta settate queste variabili, le scritture contabili che conterranno costi o ricavi, si presenteranno così:

Cliccando sull'icona si aprirà un fumetto che vi inviterà ad inserire il range di data. Nel nostro esempio si tratta di 120 euro annuali che decorrono dal 01-04-2014 al 31-03-2015

Il sistema prende in carico questa informazione e - oltre a generare la regolare scrittura di emissione fattura - genera anche la scrittura del risconto (in questo esempio si tratta di un risconto passivo di 29,54 corrispondenti ai 31 giorni di competenza dell'anno 2015).

Nel caso si effettui una registrazione che preveda l'imputazione di un costo,l'icona che comparirà in scrittura sarà ovviamente

Accedendo alla funzione Contabilità > Risconti aprite il filtro ed eseguite quanto indicato nei suggerimenti numerati qui sotto.

Qualora voleste modificare o eliminare le scritture così registrate, potete cliccare sul pulsante [Contabilizzati] posto accanto al tasto [Filtra] 

Con l'icona di Modifica si accede alla scrittura contabile, con la X rossa, si cancella la scrittura, con l'icona rosa che contiene la freccia verso destra, si riaprono i risconti nel nuovo periodo contabile.

Per consentire di esaminare tutte le scritture legate al calcolo di un risconto è visibile sulla riga l'icona della cronologia.

Cliccando su questa icona si potranno visionare tutte le scritture legate al movimento in esame, ad esempio le scritture di rilevazione del risconto, la riapertura.

La funzione è molto utile soprattutto in presenza di risconti pluriennali.

La creazione manuale di una scadenza attiva/passiva che può essere comoda quando occorra gestire delle scadenze non collegate a movimentazioni di merci/servizi o a contratti di fornitura.

Le scadenze qui inserite confluiranno nel Calendario finanziario

Recati su Contabilità > Scadenze.

Le Scadenze potranno essere entrate o uscite finanziarie. E' prevista anche la possibilità di inserire previsioni di dincasso o di uscita collegabili ai documenti clienti/fornitori anche se con un utilizzo corretto dell'Erp, queste partite vengono generate direttamente dal sistema durante la registrazione contabile.

Vediamo un esempio di creazione di Uscita finanziaria (il funzionamento per le entrate è pressoché identico).

1. selezionare il tipo di scadenza da registrare
2. la data della prima scadenza
3. l'importo della scadenza (o della prima rata)
4. il Tipo di pagamento (tabella che codifica i pagamenti secondo la nomenclatura europea)
5. eventuali note che consentono di identificare la scadenza durante le ricerche
6. il conto bancario ove si prevede venga pagata o incassata la scadenza
7. il conto contabile di contropartita rispetto al conto indicato al punto 6
8. la periodicità della scadenza. Nel caso fosse una scadenza unica indicherai "Una tantum"
9. la data della ultima rata
   
10. tasto per salvare la scadenza. Al click in caso di rate multiple, Uno Erp creerà tanti record quante sono le rate.

Un caso d'uso delle scadenze legate al nome di un fornitore è rappresentato dalle proforma ricevute da parte dei professionisti. Qui un approfondimento

Premesso che la notula non è un documento fiscale e pertanto non può essere registrata in primanota, per inserire la scadenza si può utilizzare la funzione Contabilità > Scadenze.

Con il tasto [Nuovo] si inserisce la posta nello scadenzario

al salvataggio, la scadenza sarà visibile in lista con l'evidenza dell'importo e della data di scadenza.

Nella lista delle scadenze è visibile il tasto [Contabilizza] che consente di passare in prima nota l'avvenuto pagamento. 

Il suddetto pagamento andrà poi collegato con la scrittura della Fattura passiva in modo da far scatenare la scrittura automatica della Ritenuta d'acconto.

La scadenza è altresì visibile in Contabilità > Calendario finanziario posta esattamente nella data di scadenza.

E' il caso di chi inizia ad utilizzare Uno Erp e quindi esegue una scrittura di Apertura conti.

Nella scritura di Apertura conti si riportano tutti i saldi dei conti partrimoniali attivi e passivi, ma per i Crediti vs clienti e i Debiti vs Fornitori può essere utile importare anche le relative scadenze.

In tal caso la procedura da seguire è la seguente:

1. creare un file .CSV utilizzando come file di partenza il format allegato a questo documento.
2. entrare in Contabilità > Crediti vs Clienti
3. cliccare sull'icona
4. seguire le istruzioni presenti nella pagina che si aprirà.

NB le date inserite nelle colonne Data documento e Data di scadenza, devono necessariamente essere fomattate con AAAA-MM-GG

E' il caso di chi inizia ad utilizzare Uno Erp e quindi esegue una scrittura di Apertura conti.

Nella scritura di Apertura conti si riportano tutti i saldi dei conti partrimoniali attivi e passivi, ma per i Crediti vs clienti e i Debiti vs Fornitori può essere utile importare anche le relative scadenze.

In tal caso la procedura da seguire è la seguente:

1. creare un file .CSV utilizzando come file di partenza il format allegato a questo documento.
2. entrare in Contabilità > Debiti Vs Fornitori
3. cliccare sull'icona
4. seguire le istruzioni presenti nella pagina che si aprirà.

NB le date inserite nelle colonne Data documento e Data di scadenza, devono necessariamente essere fomattate con AAAA-MM-GG