Anzitutto serve comprendere che il flusso dati è monodirezionale: parte dal sistema cassa e arriva su Uno Erp e i dati scambiati sono:
Le chiusure fiscali sono gestite ai fini contabili e non utilizzano i codici articolo.
I movimenti di scarico delle quantità si basa su una corretta gestione delle anagrafiche degli articoli venduti su cassa, una mansione non complicata ma delicata che spesso è svolta da un unico responsabile.
Su questo, la prassi di gestione migliore prevede che, ogni volta che deve essere creato un nuovo articolo su cassa, questo venga prima censito e codificato su Uno Erp e creato (manualmente o con importazione) sul database del sistema cassa.
Una volta censiti e codificati gli articoli su Uno Erp sarà infatti possibile esportarne un XLS da importare poi sul DB della cassa, secondo le procedure messe a disposizione dal gestionale cassa.
Questo modo di procedere garantisce il corretto funzionamento della sincronia dei dati tra i due sistemi. Vediamo un esempio.
Considera un articolo censito inizialmente su Uno Erp con un Cod = V001. Lo stesso articolo viene poi censito sul sistema cassa con SKU = V001 (stesso valore).
Il semplice censimento dei due articoli sui due database, ovviamente, non genera alcuna sincronia di dati.
Al primo scontrino emesso su cassa viene lanciata una procedura di inizializzazione della sincronizzazione tra ai due articoli: Uno Erp verifica che nel proprio DB esiste l'articolo con Cod = V001 e, in caso positivo, crea un riferimento fisso tra i due articoli. Questo collegamento si basa su dati interni che l'utente NON potrà modificare: in pratica, due articoli sincronizzati diventano una unica entità informatica.
Una volta inizializzata la sicronizzazione tra due articoli, ogni movimento di vendita (incluso il primo) verrà aggiunto allo storico dei movimenti su Uno Erp.
Naturalmente, periodicamente potrà essere necessario modificare o cancellare degli articoli presenti sul sistema cassa.
La migliore prassi da seguire è procede così come fatto in fase iniziale: identificando in due articoli con i rispettivi SKU (su cassa) e Cod (su Uno Erp) modificare prima l'articolo su Uno Erp e dopo su cassa.
In ogni caso, per garantire la coerenza dei dati, è ovviamente prevista la gestione di alcune eccezioni prevedibili rispetto tale prassi, tutte comunque da intendersi come degli errori operativi.
Ogni esigenza operativa differente rispetto alla prassi citata deve essere preventivamente discussa in sede di implementazione o di ticket.